Sähköisestä huoneistotietojärjestelmästä pitäisi kesästä 2026 lähtien löytyä tiedot myös tehdyistä ja tulevista remonteista sekä taloyhtiön lainoista ja niiden huoneistokohtaisista osuuksista. Tämä tietää kiireistä kevättä etenkin niille isännöitsijöille, jotka joutuvat naputtelemaan rekisteritietoja manuaalisesti.
Valtaosa taloyhtiöistä ja isännöintitoimistoista on saanut hiljattain valmiiksi edellisen digitointiurakan, jossa perinteisiä osakeluetteloita on siirretty Maanmittauslaitoksen sähköiseen huoneistotietojärjestelmään.
Muutamilla taloyhtiöillä tämä urakka on edelleen tekemättä, ja nyt edessä on jo uusi työmaa. Samaiseen järjestelmään pitäisi näet siirtää kesäkuun loppuun mennessä tiedot myös taloyhtiön lainoista, niiden asuntokohtaisista osuuksista sekä taloyhtiössä tehdyistä ja tulossa olevista remonteista.
Käytännössä järjestelmässä tulisi kesästä 2026 lähtien olla samat tiedot kuin perinteisessä isännöitsijäntodistuksessa.
Taannoisessa osakekirjojen siirrossa deadline on osoittautunut venyväksi. Viivästyksestä ei ole seurannut sanktioita, mutta ilmoittamisesta tuli määräajan jälkeen maksullista.
Maanmittauslaitoksessa huoneistojen omistuksen palveluista vastaava johtaja Janne Murtoniemi ennustaa, että aikarajat tulevat tälläkin kertaa nopeasti vastaan. Ilmoittaminen on kuitenkin maksutonta, eikä viivästyksistä sakoteta.
”Ilmoitustahti on vielä verkkainen, mutta tulee varmasti kiihtymään takarajan lähestyessä. Näin kävi myös osakekirjojen yhteydessä. Valtaosa siirroista tehtiin viimeisen puolen vuoden aikana syksyllä 2023”, Murtoniemi kertoo.
Tärkeä tietokanava luottotietorekisteriin
Tiedot taloyhtiöiden yhtiö- ja peruskorjauslainoista kirjautuvat huoneistotietojärjestelmään suoraan pankeilta. Taloyhtiöiden ja isännöintiyritysten vastuulla on huolehtia lainojen asunto- ja asukaskohtaisista osuuksista, jotka välittyvät järjestelmästä myös positiiviseen luottotietorekisteriin.
Murtoniemen mukaan tämä tietokantayhteys on merkittävä, sillä sen myötä luotonantajille piirtyy entistä kokonaisvaltaisempi kuva luotonhakijoiden todellisesta velkataakasta.
”Positiivisessa luottotietorekisterissä on näkynyt tähänkin saakka asuntolaina, mutta ei yhtiölainan määrää. Kattavammilla ja ajan tasalla olevilla luottotiedoilla ehkäistään myös ylivelkaantumisen riskiä”, Murtoniemi muistuttaa.
Laina- ja remonttitietojen ilmoitusvelvollisuus koskee taloyhtiöitä, joissa on enemmän kuin viisi asuntoa. Murtoniemen mukaan tiedot kannattaa kuitenkin päivittää myös pienissä yhtiöissä ja varsinkin silloin, jos niillä on taloyhtiölainaa.
”On hyvä huomata, että tällainen rekisteri on myös asuntokaupan vertailutyökalu. Puutteelliset, epäselvät tai vanhentuneet tiedot eivät anna kuvaa huolellisesti hoidetusta ja hyvässä kunnossa olevasta taloyhtiöstä”, hän lisää.
Järjestelmäremontista lisäkuluja
Isännöitsijäliiton lakiasiantuntijan Jenni Valkaman mukaan rekisteriuudistus teettää työtä erityisesti niissä taloyhtiöissä ja isännöintiyrityksissä, jotka pyörivät vielä vanhojen ohjelmistojen tai peräti paperimappien varassa. Tietojen manuaalinen siirto on työlästä, hidasta ja virhealtista.
”Urakka ei sinällään ole mahdoton, sillä käytännössä huoneistotietojärjestelmään lisättävät tiedot ovat jo valmiiksi taloyhtiöiden hallussa. Nyt ne on vain saatettava vaadittuun muotoon ja siirrettävä talteen yhteen osoitteeseen. Jos käytössä olevat tietojärjestelmät ja ohjelmistot tukevat tietojen siirtoa, pitäisi sen sujua varsin vaivattomasti”, Valkama toteaa.
Mikäli isännöitsijätoimiston käyttämät järjestelmät ja ohjelmistot eivät keskustele Maanmittauslaitoksen tietokantojen kanssa, on edessä niiden päivittäminen tai uusien hankinta.
Tämä ei välttämättä käy käden käänteessä. Kaikki ohjelmistotalot eivät kehitä tarvittavia toimintoja, mikä voi pakottaa työteliääseen järjestelmän vaihtoon. Tarjonnan niukkuus nostaa puolestaan hintoja.
”Vaihtoehtoja on tarjolla niukalti ja monilla isännöintiyrityksillä on jo käynnissä oma järjestelmäjumppa”, Valkama toteaa.
Hän painottaakin, että taloyhtiöiden hallinnossa on oltava nyt hereillä ja käytävä tilannetta läpi yhdessä isännöitsijän kanssa. Näin vältytään yllätyksiltä, joita ohjelmiston vaihtaminen tai muutoksista aiheutuvat kustannukset voivat tuoda tullessaan. Myös isännöintisopimus kannattaa päivittää, jos muutosta ei ole siinä vielä huomioitu.
”Hälytyskellojen pitäisi joka tapauksessa soida, jos isännöitsijä ei ole ottanut viimeistään keväällä rekisteriasiaa millään tavoin esiin”, Valkama opastaa.
Tiedot pidettävä ajan tasalla
Osakaskohtaisten lainatietojen näkyminen Maanmittauslaitoksen rekistereissä on herättänyt huolta myös yksityisyydensuojasta. Samalla se on saanut monet miettimään, ketkä tietoihin pääsevät käsiksi ja mihin ne voivat levitä.
Murtoniemi ja Valkama muistuttavat, ettei uudistuksessa ole tältä osin mitään kovin uutta ja mullistavaa. Asuntokohtaiset laina- ja omistustiedot ovat olleet taloyhtiön hallinnon, isännöitsijän, pankkien ja rahoittajien saatavilla tähänkin saakka, mikäli niillä on ollut siihen valtuudet ja käytännön tarve.
Jatkossa tiedot ovat kuitenkin entistä paremmin ajan tasalla, mikäli osakkaat, taloyhtiön hallitus, isännöitsijä ja rahoituslaitokset vain hoitavat omat ilmoitusvelvoitteensa ilman turhia viiveitä.
Mikäli huoneiston omistaja huomaa tiedoissa virheen, voi korjauspyynnön esittää isännöitsijälle tai taloyhtiön hallituksen puheenjohtajalle.
”Taloyhtiön tulisi tarkastaa ja päivittää tiedot vähintään kerran vuodessa ja kuukauden kuluessa yhtiökokouksesta. Se voidaan tehdä myös osakkaan tai kiinteistönvälittäjän pyynnöstä esimerkiksi asuntokaupan tai lainaosuuden maksun yhteydessä”, Valkama listaa.
Entistä kattavammat tiedot helpottavat myös taloyhtiön omaa arkea esimerkiksi hallituksen tai isännöitsijän vaihtuessa.
”Nyt taloyhtiön tiedot eivät enää jää hallituksen aiemman puheenjohtajan tai isännöitsijän arkistoihin, vaan löytyvät suoraan huoneistotietojärjestelmästä”, Valkama muistuttaa.
Timo Sormunen
