Laivakokousmatkojen suosio lisääntyy, sillä laivoilla porukka pysyy koossa. Mutta miten pysyy hallinnassa myös kokousmatkan budjetti?
Laivayhtiöissä riittää valinnanvaraa, sillä Helsingin–Tallinnan-reitillä niitä operoi läpi vuoden kolme ja kesäaikaan vielä neljäskin.
Mikä yhtiö tarjoaa innostavimmat kokousolosuhteet, maukkaimmat ruokailut, antoisimman muun ohjelman – sekä tietysti edullisimmat hinnat?
Mietittävä on sitäkin, pidetäänkö palavereita laivalla vai maissa Tallinnassa. Vai molemmissa?
Kannattaako palvelut ottaa pakettina laivafirmalta tai matkanjärjestäjältä vai onko joustavampi ja edullisempi järjestää reissu itse?
Eckeröllä miniristely
Eckerö Linen markkinointipäällikön Johanna Uimosen mukaan yhtiössä on huomattu seminaarimatkojen suosion kasvaminen. Tähän saumaan halutaan iskeä uusilla kokoustiloilla. Eckerön Finlandia-laiva on juuri palannut vuosihuollosta, jossa se sai kokonaan uuden kokouskeskuksen.
”Käytössä on nyt viisi eri tilaa, joihin mahtuu yhteensä melkein 200 ihmistä”, Uimonen kertoo.
Ajankäytön kannalta Eckerön tehokkain vaihtoehto on kuuden tunnin miniristeily, jonka aikana pysytään laivalla. Valittavana on aamu- tai iltapäivälähtö, ja edullisin listahinta on 49 euroa henkeä kohti sisältäen matkalipun, kokoustilan loungetarjoiluineen ja aterian seisovasta pöydästä juomineen. Loungessa tarjotaan juomia ja salaatteja sekä muuta purtavaa.
Päivä Tallinnassa –risteilyn lähtö on aamulla ja paluu illalla. Kokousta voi jatkaa päivällä hotellissa. Tällaisten matkojen listahinnat alkavat 59 eurosta, ja päälle tulee kokoustilan vuokra maissa.
Kaikki suuremmat tallinnalaishotellit tarjoavat kokouspalveluja, mutta kaksi keskeisimmällä paikalla sijaitsevaa ovat Nordic Hotel Forum ja Sokoksen kaksoishotelli Viru-Estoria. Kokoustilan vuokra niissä on noin 50 euroa tunnilta.
Tinkiminen kannattaa
Tallinnan-matkaajan on aina otettava huomioon, että hinnat laivoilla ja maissa nousevat portaittain kohti kesää. Alkuvuodesta laivayhtiöt ja matkanjärjestäjät myyvät matkoja jopa 50 prosentin alennuksella. Myös hinnoista tinkiminen kannattaa etenkin vuoden alussa, kun laivoilla ja hotelleissa on tyhjempää.
Matkoja ja varatessa kannattaa aina kysyä ja neuvotella mahdollisista palvelumaksuista, jotka saattavat olla kymmenien eurojen suuruisia. Ylimääräinen kulu voi myös olla kokoustilan ”tarjoilupakko”, jollainen on voimassa ainakin Tallinkin Baltic Queenilla: kokousryhmä on velvoitettu tilaamaan vähintään kahvit.
Vikingiltä lahjakortti suurelle ryhmälle
Viking Linen viestintäjohtajan Christa Grönlundin mukaan kokousmatkojen suosio kasvoi Vikingin Tallinnan-reitillä 10 prosenttia vuodesta 2013 vuoteen 2014, ja kasvu jatkuu. Uutena etuna kokousmatkan varaajalle Viking Line lupaa matkalahjakortin, mikäli osallistujia on ainakin 20.
”Tallinnan-reitin XPRS-laivamme suurimpaan kokoustilaan mahtuu 200 ihmistä, ja tarvittaessa siihen voi yhdistää yläpuolella olevan Red Rose –ravintolan”, kertoo Grönlund.
XPRS:n päiväristeily Tallinnaan starttaa ennen puoltapäivää ja takaisin tullaan iltauutisiksi. Alimmillaan 36 euroa hengeltä maksava kokouspaketti sisältää matkaliput, ruokailun seisovasta pöydästä meno- tai paluumatkalla, kahvit ja kokoustilan laivalla 2,5 tunniksi. Lisämaksusta voi tilata lisäruokailuja, juomapaketteja ja noin 30–40 euron hintaisia hyttejä.
Viking tarjoaa myös yöpymisen sisältäviä hotellimatkoja, joilla se perii laivan kokoustilojen käytöstä neljä euroa osallistujaa kohti tunnilta. Kun palaveeraajia on 20, nousee tilan hinta 80 euroon tunnilta.
Hakumoottoreista halvemmalla
Hotellihuoneita Viking myy hotellien omia listahintoja edullisemmin, mutta vieläkin halvemmalla niitä saa intnernetin hakusivustoilta kuten Momondosta ja Trivagosta – etenkin kun varauksen tekee hyvissä ajoin. Omatoimisuudella voi säästää kymmeniä euroja yötä kohti.
Esimerkiksi ”Tallinnan parhaaksi konferenssihotelliksi ” itseään mainostavan Nordic Hotel Forumin kahden hengen huonetta Viking Line tarjoaa halvimmillaan 72 eurolla, kun hotelli antaa saman huoneen ryhmätarjoushinnaksi samalle päivälle 90 euroa.
Sokoksen Viru ja Estoria antavat huoneistaan ryhmille huomattavia alennuksia. S-etukortti on kuitenkin voimassa vain vapaa-ajan matkoilla.
Tallinkin kokoukset Baltic Queenilla
Talvikaudella Tallinkin pika-alukset Star ja Superstar ovat nopein vaihtoehto Helsingistä Tallinnaan. Niillä mahdollisuudet seminaarien järjestämiseen ovat kuitenkin heikot. Huomattavasti paremmat kokousolosuhteet on Tallinkin suurella Baltic Queen -aluksella, joka irtoaa länsisatamasta illansuussa ja palaa takaisin seuraavan päivän iltapäivällä.
Jotta Baltic Queenilla ehtisi syömään illallisen, olisi palaveri pidettävä parissa tunnissa heti lähdön jälkeen. Jos laivalla yövytään, voi kokousta jatkaa aamulla vaikka heti aamiaisen jälkeen. Jos mennään maihin, voi ohjelma jatkua laivalla puoliltapäivin, kun paluumatka alkaa.
Yöpymiseen Tallinnassa Tallink tarjoaa ensisijaisesti huoneita omista hotelleistaan. Tallink City sijaitseekin kätevästi keskellä kaupunkia.
Tallinkilta saa esimerkiksi seminaaripaketin, joka sisältää kansipaikat laivalla ja yöpymisen kahden hengen hotellihuoneessa, hintaan 73 euroa henkeä kohti. Ryhmäruokailu hotellilla maksaa 20–30 euroa henkilöltä ja kahvit enintään vitosen. Kokoustilan listahinta on 60 euroa tunnilta.
Ikaalisten matkatoimisto mainostaa kokousristeilyä Baltic Queenilla yöpymisineen jopa alle 20 eurolla. Ruokailuista ja kokoustiloista pitää maksaa erikseen.
Linda aloittaa huhtikuussa
Se neljäs laivayhtiö, kahdella katamaraanilla Tallinnaan liikennöivä Linda Line, aloittaa kautensa huhtikuussa ja lopettaa yleensä marraskuussa. Laivoilla ei ole kokoustiloja, mutta yhtiö järjestää myös kokoushotellimatkoja 20 vuoden kokemuksella.
Muista ennen risteilyä:
- Kysy tarjoukset kaikista laivayhtiöistä, joiden alusten lähtö- ja tuloajat sopivat ryhmällesi.
- Vähimmällä vaivalla pääset, kun otat laivayhtiöltä paketin, joka sisältää kaiken eli matkat, kokoustilat, ruokailut ja kahvit sekä mahdolliset hytit tai yöpymiset maissa.
- Useimmiten halvin mutta myös aikaa vievin vaihtoehto on olla omatoiminen: varaa liput ja kokoustila laivayhtiöstä, mutta mahdollinen yöpyminen netin vertailusivustolta.
- Tallinnan hotellien hinnat ”kelluvat” eli sitä halvemmalla saa, mitä aiemmin varaa ja mitä pienempi on hotellin täyttöaste.
- Ellei ryhmällä ole yrityssopimusta, Tallinnan hotellit laskuttavat pääsääntöisesti etukäteen. Tämä pätee myös Sokoksen hotelleihin.
- Tinkiminen kannattaa laivayhtiöiden ja hotellien kanssa asioidessa aina, etenkin hiljaisina vuodenaikoina ja varatessasi matkaa kymmenhenkiselle tai suuremmalle ryhmälle.
- Mukaan Viron-risteilylle tarvitaan voimassa oleva passi tai kuvallinen, virallinen henkilökortti, vaikka et kävisi Tallinnassa maissa.
Sami Lotila