Oman taloyhtiön asioista kaivataan säännöllistä viestintää. Jotta tieto kulkisi, pitää niin isännöitsijän, hallituksen kuin asukkaidenkin tarttua toimeen.
Viestinnän hyväksi kannattaa uurastaa. Oikeusministeriön vuosina 2013–2014 tekemän selvityksen mukaan avoimuus isännöinnin, hallituksen, osakkaiden ja asukkaiden välillä vähentää riitoja ja osakehuoneistojen käyttöön liittyviä epäselvyyksiä. Lisäksi avoimuus parantaa asumisviihtyvyyttä.
Isännöitsijältä tietoa taloudesta
Taloyhtiön hallituksen ja isännöitsijän kannattaa sopia viestintään selvä työnjako, jotta asioita ei tule tehtyä päällekkäin. Isännöitsijä hoitaa taloyhtiön päivittäisen hallinnon ja viestii viralliset asiat. Hän esimerkiksi lähettää yhtiökokouksen asiakirjat ja tiedottaa kiinteistönhuoltoyrityksen palveluista.
Osa isännöintiyrityksistä tarjoaa taloyhtiöille verkkosivun, jonne pääsee kirjautumaan tunnuksilla. Sivulta löytyy tietoa taloyhtiön taloudesta ja kunnossapidosta.
”Tarvitaan kuitenkin ohjeita ja muistutuksia, jotta asukkaat oppivat käyttämään taloyhtiösivuja”, johtaja Marjut Joensuu Isännöintiliitosta sanoo.
Isännöinnissä monipuolinen sähköinen järjestelmä säästää aikaa ja vaivaa. Kun tiedot ovat koossa, ne voidaan siirtää automaattisesti tarvittaviin paikkoihin.
”Isommissa taloyhtiöissä voi olla tarvetta päivittää sähköisiä ilmoitustauluja. Jotkut isännöintiyritykset keräävät uudet asiat sähköpostitiedotteiksi osakkaille, sanoo Marjut Joensuu.
Hallituksen jäsen, kysy ahkerasti
Isännöitsijän pitää oma-aloitteisesti antaa hallitukselle tiedot, joita tarvitaan hallituksen toiminnassa. Taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja on ensisijainen yhteyshenkilö. Kaikilla hallituksen jäsenillä on tiedonsaantioikeus.
Myös asukkailta ja osakkailta kannattaa kerätä palautetta ja ideoita. Kuulluksi tuleminen lisää asumisviihtyvyyttä ja parantaa yhteishenkeä. Monet hyvät kehitysideat ovat lähtöisin asukkailta.
Mitä useampi kanava, sitä varmemmin tavoittaa ihmiset. Hyvä perustaso ovat taloyhtiösivut ja postilaatikkotiedotteet. Niitä voi täydentää sähköisellä keskusteluryhmällä tai kyselyillä.
”Mielipiteitä voi kerätä sähköisesti tai paperikaavakkeilla. Keskustelutilaisuus on kuitenkin paras tapa aloittaa isomman asian käsittely”, sanoo Marjut Joensuu.
Joensuu arvelee, että valtaosin taloyhtiöissä ei vielä keskustella siitä, millaisia ajatuksia osakkailla on yhtiön tulevaisuudesta. Halutaanko esimerkiksi kehittyä lapsiystävällisemmäksi? Tai esteettömämmäksi?
”Tästä voisi tehdä vuosittaisen kyselyn, jonka tulokset purettaisiin yhtiökokouksen jälkeen tai talkoiden yhteydessä.”
Yhteystiedot esiin
Jotta arki sujuisi, asukkaat ja osakkaat tarvitsevat tietoa asumiseen liittyvistä asioista. Isännöitsijän tulisi kertoa esimerkiksi olennaisimmat asiat isännöinti-, huolto-, siivous- tai vartiointiyritysten palveluista.
Isännöitsijä ja hallitus huolehtivat siitä, että asukkaat löytävät helposti ohjeet energiankulutuksesta, jätteiden lajittelusta, turvallisuudesta sekä varasto- ja kerhotilojen, saunan ja pesutuvan käytöstä.
Jos taloyhtiössä on osakkaita, jotka asuvat muualla, heille joudutaan usein lähettämään viestit paperikirjeinä. Viestinnän tehostamiseksi hallitus voisi kerätä osakkaiden ja asukkaiden sähköpostiosoitteet. Taloyhtiössä voisi käyttää myös tekstiviestejä.
”Kevään yhtiökokouksesta kertovan pöytäkirjan yhteydessä voisi toimittaa osakkaille hallituksen sähköpostiosoitteet, miksei puhelinnumerotkin”, sanoo Marjut Joensuu.
Hallitus viestii yhteisistä tapahtumista, kuten talkoista, kirpputorista tai juhlasta. Hallitus tai isännöitsijä tiedottaa taloyhtiöön kohdistuneista varkauksista tai ilkivallasta.
Tästä pitää vaieta
Osa taloyhtiön luottamustehtävässä saaduista tiedoista ei ole julkisia. Niinpä hallituksella ei ole oikeutta luovuttaa eteenpäin asukkaiden ja osakkaiden henkilötietoja eikä taloyhtiön palveluntarjoajien liikesalaisuuksia.
Osakas voi käydä tutustumassa osakasluetteloon isännöitsijän toimistossa, mahdollisesti pientä maksua vastaan. Asukasluettelo ei ole julkinen.
Isännöitsijä tai hallitus ei voi kertoa, onko joku jättänyt vastikkeita maksamatta tai tehnyt muita rikkeitä. Jos ongelmat ovat niin suuria, että ne johtavat huoneiston hallintaanottoon, asia käsitellään yhtiökokouksessa.
Asukas: ilmoita vioista ja remonteista
Asukkaan velvollisuus on ilmoittaa asunnossa huomaamastaan viasta. Ilmoitus tehdään usein suoraan huoltopäivystykseen. Jos vuokralainen kertoo viasta osakkaalle, osakkaan pitää varmistaa, että tieto kulkee taloyhtiölle.
Kotiavaimen katoamisesta pitää ilmoittaa isännöintiyritykseen. Jos ryhtyy remontoimaan huoneistoa, hankkeesta tulee ilmoittaa kirjallisesti taloyhtiölle ja remontin voi aloittaa vasta luvan saatuaan. Näin remontti tulee tehdyksi taloyhtiön kannalta asianmukaisesti. Työstä saadaan merkintä myös isännöitsijäntodistukseen mahdollista asunnon myyntiä varten.
Taloyhtiön viestinnän vuosikello
Hyvällä suunnittelulla tiedotettavaa löytyy myös vuoden hiljaisemmille kuukausille.
Tammi-maaliskuu
- Yhtiökokousviestintä: talous
- Tietoa taloyhtiön palveluista
Huhti-kesäkuu:
- Yhtiökokouksen päätökset ja uuden hallituksen kokoonpano
- Kevättalkoot, kutsu
- Isännöinti- ja huoltoyhtiön kesäaukiolo
Heinä-elokuu
- Turvallisuus, kodin laitteiden huolto-ohjeet, kunnossapitovastuut
Syys-lokakuu
- Energiansäästö, tehdyt ja tulevat korjaukset
- Syystalkoot, kutsu
Marras-joulukuu
- Joulutiedote: jätteiden lajittelu, joulukuuset
Satu Alavalkama
