Verotietoja ei luovuteta kenelle tahansa. Mitä tietoja verottajalta voi saada ja miten verotietoja tulisi pyytää? Johtava veroasiantuntija Kalle Isotalo Verohallinnosta vastaa kysymyksiin.
Kenellä on oikeus saada verotietoja?
”Kuka tahansa voi lähtökohtaisesti pyytää omia tietojaan Verohallinnosta, jotka hänellä on oikeus saada asianosaisena.
Muiden ihmisten tietoja saa yleensä vain, jos pyytäjällä on jokin laissa säädetty oikeus saada jonkun toisen tietoja. Tällainen oikeus voi olla esimerkiksi oikeus saada toisen verovelvollisen verotustietoja, jotka vaikuttavat hänen omaan veroasiaansa.
Tällaisessa tilanteessa ei saa rajoituksetta muiden verotietoja, vaan vain siltä osin kuin ne vaikuttavat hänen verotukseensa.Viranomaiset voivat saada verotustietoja, jos he tarvitsevat niitä tehtäviensä hoitamiseksi ja heitä koskevassa lainsäädännössä on säädetty oikeus saada tiedot salassapidon estämättä. Tietoja annetaan tällä perusteella muun muassa kunnille, eläkelaitoksille, ulosotolle tai poliisille.”
Millaisia asioita pyynnöt yleensä koskevat?
”Valtaosa pyynnöistä koskee omien verotustietojen pyytämistä sekä perukirjapyyntöjä, joissa pyytäjä on kuolinpesän osakas. Toinen esimerkki ovat kuolinpesän selvittämiseksi, osituksen tai perinnönjaon tekemiseksi tarvittavat tiedot, joiden saamiseen esimerkiksi kuolinpesän osakkaat voivat olla oikeutettuja.”
Luovutetaanko tietoja tiedotusvälineille?
”Tiedotusvälineille ei anneta muita kuin julkisia verotustietoja. Tiedotusvälineet voivat toki selvittää joitakin verotukseen kytkeytyviä tietoja muista lähteistä, esimerkiksi ulosottomenettelyn tuloksena voi ilmetä jotakin tietoja.
Verohallinnosta toimittajat joskus kysyvät yleisellä tasolla, mistä jokin asia voi johtua. Tällaisiin asioihin Verohallinto voi vastata vain sellaisella tavalla, jossa vastaukset eivät ole yhdistettävissä kehenkään yksittäiseen verovelvolliseen.”
Miten tietoja pyydetään?
”Julkisiin tietoihin voi tulla tutustumaan verotoimistoon tai soittaa ja kysyä niitä puhelinpalvelusta. Media kuitenkin julkaisee tiedot varsin laajasti ja Verohallinnolla on tiedotusvälineille erillinen keskistetty luovutus julkisista tiedoista. Siten henkilöasiakkailla varsin harvoin on tarvetta itse tutustua muiden julkisiin tietoihin.
Itseään koskevien verotietojen osalta ensin kannattaa mennä Omavero-palveluun. Siellä on suurin osa tiedoista ja olisi toivottavaa, että tiedot tulostettaisiin ensisijaisesti sieltä.
Jos on tarpeen saada jotain muita asiakirjoja, tietojen pyytämiseen on olemassa asiointipalvelu ja lomakkeet, joissa molemmissa tunnistetaan neljä erilaista tilannetta.
Miksi lomakkeita on neljä?
Tietopyyntö kannattaa tehdä sähköisesti Verohallinnon asiointipalvelussa. Jos sähköinen asiointi ei ole mahdollista, on olemassa myös paperilomakkeita. Ohjeet löytyvät Verohallinnon sivustolta.
”Ensimmäinen lomake ja sitä vastaava asiointipalvelun sähköinen rakenne on luotu omien tietojen pyytämistä varten.
Toinen taas on toisen verovelvollisen tietojen pyytämistä varten. Sen osalta Verohallinnon pitää huolellisesti selvittää henkilön oikeus tietojen saamiseen, ennen kuin voimme luovuttaa tietoja. Tämän vuoksi pyytäjän tulee aina omassa pyynnössään selvittää, minkä lain perusteella tietoa pyydetään ja miksi tiedon luovuttamisen edellytykset täyttyvät.
Perukirjojen tietoja voi myös pyytää ja niitä pyydetään meiltä vuosittain noin 20 000 kertaa ja on tärkeää saada nämä pyynnöt tehokkaaseen käsittelyyn. Siksi niitä varten on oma erillinen pyyntökanava, jossa käsitellään kaikki perukirjapyynnöt. Niissä usein pyytäjä on esimerkiksi vainajan velkoja.
Organisaatiot, esim. kunnat, eläkelaitokset, ulosotto ja poliisi pyytävät meiltä myös paljon tietoja – jopa 50 000 asiakkaan tiedot vuosittain. Siksi näille pyynnöille on oma erillinen pyyntömenettely. Näillä pyytäjillä on jokin erityinen laissa säädetty tehtävä, jonka hoitamista varten he tarvitsevat tietoja.
Tässä tulee jonkin verran sekaannuksia, sillä moni asianajaja tai pankki ajattelee, että he ovat organisaatio, joka hoitaa tehtävää, mutta esimerkiksi pankkilakimies edustaa jotain tiettyä ihmistä. Siksi hänen tulee pyytää tietoja lomakkeella, joka on tarkoitettu henkilön omien tietojen pyytämiseen. Hän siis täyttää saman lomakkeen kuin minkä asiakas itse täyttäisi, jos hän ei käyttäisi pankkilakimiehen palveluita.”
Voiko tietoja pyytää perinteisesti paperilomakkeella?
”Voi, mutta ensisijaisesti kannattaa tehdä pyyntö Verohallinnon asiointipalvelussa. Jos vastauksella on kiire, nopeammin asiakirjoja saa käyttämällä sähköistä pyyntöä.
Jos käyttää paperipyyntöä, on otettava huomioon mm. postin kulku molempiin suuntiin. Ja ensimmäinen meidän työtehtävämme on muuttaa paperipyyntö sähköiseksi.”
Kauanko tietojen saanti kestää?
”Merkitystä on tietopyynnön täsmällisyydellä ja pyynnön laajuudella. Tavoiteaikamme on kaksi viikkoa. Aika riippuu paljon siitä, joudummeko pyytämään lisäselvityksiä.
Jos ei ole selvää, mitä asiakas on tarkalleen ottaen pyytämässä tai jos emme voi suoraan todeta pyytäjän oikeutta saada tietoa, silloin tulee usein viiveitä. Silloin tarvitsemme lisäselvitystä tai tarkennuksia pyydettävään tietoon.
Toimitusaika riippuu myös siitä, tehdäänkö pyynnöt sähköisesti ja ovatko pyydetyt asiakirjat sähköisessä järjestelmässä. Jonkin verran asiakirjoja on edelleen säilöttynä paperiarkistoon.”
Kuinka kauan asiakirjoja säilytetään Verohallinnossa?
”Se riippuu asiakirjasta. Verotusta koskevien asiakirjojen säilytysaika on yleensä noin 10 vuotta verovuoden päättymisestä, osa asiakirjoista säilytetään pidempään ja esimerkiksi perukirjat säilytetään pysyvästi.
Verohallinnolla on laissa säädetty velvoite määritellä kaikkien asiakirjaryhmien säilytysajat.
Perukirjoja säilytetään pitkään, koska Verohallinto on koko yhteiskunnan puolesta niiden osalta arkistointiviranomainen. Muut asiakirjat säilytetään sen mukaan, miten kauan niitä voidaan tarvita verotuksen toimitukseen.”
Missä muodossa pyydetyt tiedot toimitetaan?
”Joko paperitulosteina tai pdf-versioina. Suurin osa tiedoista lähetetään postitse pyytäjän osoitteeseen. Pyrimme siirtymään vastausten lähettämiseen sähköisesti. Jotkut tiedot voidaan lähettää Omaveroon.
Ajatuksena on, että tavalla tai toisella luovutamme rajattuna sen tiedon, johon pyytäjällä on oikeus ja muut tiedot peitetään. Tiedot annetaan siten, että asiakirjoista on peitetty sellaiset tiedot, joita asiakkaalla ei ole oikeus saada. Tämä toteutetaan antamalla jäljennös asiakirjasta tai sen osasta tai muutoin luovuttamalla yksittäinen tieto esimerkiksi erillisellä asiakirjalla siten, että salassa pidettävät tiedot on peitetty.”
Onko jotain vinkkejä tietojen pyytäjälle?
”Kannattaa täyttää tietopyynnön tiedot aina tarkasti ja miettiä, mitä tietoa tarvitsee. Jos pyyntö on yleisluontoinen, tai varsinkin jos pyytää vähänkään väärää tietoa, silloin aikaa menee turhaan asioiden selvittämiseen.
Jos ei ole ihan varma siitä, mitä tarvitsee, silloin asiasta kannattaa mainita pyynnössä. Silloin pyynnön käsittelijä voi ottaa tarvittaessa yhteyttä nopeasti eikä etsitä esimerkiksi muita asiakirjoja kuin joita pyytäjä tarvitsee.
Prosessia hidastaa, jos joudumme erikseen vaatimaan tarkempaa selvitystä esimerkiksi siitä, miksi pyytäjällä on oikeus tietoihin. Kannattaa myös käydä ensin Omaverossa katsomassa, löytyisivätkö tiedot sieltä, josta löytyvät tiedot saa aina saman tien tulostetuksi.
Lisäksi toivoisimme, että asiakkaat pyytäisivät tietoa sähköisillä lomakkeilla eikä paperilomakkeilla.”
VEROTIEDOT | Verotietojen julkisuus on kansainvälisesti melko harvinaista. Suomessa verottajalta voi saada monenlaisia verotietoja ja saatavilla olevan tiedon määrä vielä laajenee, jos vireillä oleva lakiehdotus muutoksista julkisiin verotietoihin tulee voimaan. Lue lisää lokakuun Taloustaidon jutusta Verotietoja valokeilassa. Kirjaudu ja lue juttu näköislehdestä.
Outi Airaksinen
- Henkilöiden ja yhteisöjen tuloverotuksen tiedot verovuodelta 2021 julkaistaan veropäivänä 9.11.2022.
