Tulorekisteri on uusi sähköinen tietokanta, johon vuoden 2019 alusta lukien ilmoitetaan maksetut palkat ja etuudet. Tilitoimistojen mukaan ilmoittamisen työmäärä on suorastaan räjähtänyt. Tämä nostaa myös asiakasyritysten kuluja. Lisäksi määräajat ovat kiristyneet. Mikä neuvoksi?
Uusi kansallinen tulorekisteri on sähköistämässä palkkaraportointia. Palkanmaksajat ovat antaneet rekisteriin yli kahdeksan miljoonaa yksittäistä ilmoitusta, joista 85 prosenttia on saapunut suoraan palkkahallinnon järjestelmistä. Tietoja maksetuista palkoista ja etuuksista käyttävät nyt esimerkiksi Kela, Verohallinto ja eläkelaitokset.
Rekisterin käyttöönotto ei kuitenkaan ole sujunut ongelmitta. ”Tavoitteenamme oli vähentää kaikenkokoisten yritysten hallinnollista taakkaa. Tältä osin tilanne ei näytä yhtä valoisalta”, toteaa hankepäällikkö Arto Leinonen kolumnissaan valtiovarainministeriön verkkosivuilla.
Leinonen toteaa, että tulorekisteri näyttäisi hankaloittavan erityisesti pienimpien yritysten toimintaa, mutta hankaluuksista on tullut palautetta myös suuremmilta työantajilta. Yrittäjiä ovat harmittaneet esimerkiksi tulorekisterin tietojärjestelmän puutteet ja kireät, lakisääteiset määräajat. Julkisuudessa ovat olleet esimerkiksi ennakkopalkkojen, matkakorvausten ja vähäisinä pidettyjen suoritusten työläs ilmoittaminen.
Leinonen toteaa, että on tärkeää, että epäkohtia saadaan parannettua jo vuonna 2019, sillä tulorekisterin myöhästymismaksuja aletaan periä vuoden 2020 alusta.
Kirjanpitäjät listasivat ongelmia
Kirjanpitäjiä edustava Tasekirjailijat ry on listannut tulorekisterin puutteita käyttökokemustensa perusteella. Taloustaito kysyi Verohallinnon Tulorekisteriyksikön johtajalta Terhi Holmströmiltä vastauksia Tasekirjailijoiden palautteeseen.
Ongelma 1: Kasvanut työmäärä
Tasekirjailijat ry moittii, että tulorekisterin myötä ilmoitusten määrä on kasvanut ylivoimaiseksi. Ilmoitusvelvollisuus syntyy nyt palkan lisäksi reaaliaikaisesti esimerkiksi kilometrikorvauksista, päivärahoista, luontaiseduista (puhelinetu, lounasetu) sekä palkkaennakoista. Tästä seuraa lisäkuluja myös asiakasyrityksille. Tilanteesta kärsivät myös palkansaajat, mikäli yritykset harventavat matkalaskujen tai palkkaennakoiden maksamista. Onko tämä tavoiteltu käytäntö, vai voisiko sitä kehittää?
”Olemme tietoisia näistä esiin tulleista työkustannusten noususta. Tällä hetkellä toimimme nykyisen lain ja tulorekisteri.fi-sivuston ohjeistuksen mukaan. Emme voi rekisterinpitäjänä yksin tehdä muutoksia, kun ohjeiden pohjana on lainsäädäntö.
Tulorekisterin ympärillä on monta käyttäjäorganisaatiota. Ohjeistusten muutoksilla voidaan ehkä vaikuttaa joihinkin asioihin. Ennen kuin voimme julkaista ohjeistukseen muutoksia, tulorekisteriyksikön tulee pyytää käyttäjäorganisaatioilta lausunnot.
Lainsäädäntöön liittyvät ongelmakohdat ovat valtiovarainministeriön tiedossa ja selvitettävänä. Lainsäädännön muutosesityksiä on mahdollista antaa uuden eduskunnan käsiteltäväksi aikaisintaan syksyllä 2019.”
Ongelma 2: Viiden päivän määräaika
Kaikki maksut tulee ilmoittaa tulorekisteriin viiden kalenterivuorokauden kuluessa suorituksesta. Tasekirjailijat ry kritisoi tätä määräaikaa jo kesällä 2018. Nyt tilitoimisto joutuu olemaan koko ajan palkanlaskentavalmiudessa tiukentuneen ilmoitusaikataulun vuoksi. Miten yksin toimiva tilitoimistoyrittäjä voi onnistua tässä ja pitää silti myös lain mukaiset, yli 12 arkipäivän vuosilomajaksot? Voisiko esimerkiksi sosiaaliturvan kannalta merkityksettömien maksujen ilmoittamista muuttaa? Tasekirjailijat esitti jo kesällä 2018 asiakaskohtaisia määräaikoja, mutta esitystä ei silloin huomioitu.
”Kun alkujaan hanketta valmisteltiin yhteistyössä viranomaisten, etujärjestöjen ja ohjelmistotoimittajien kanssa, viiden päivän sääntö kaikissa suorituksissa koettiin selkeäksi kaikille. Erityisesti sosiaalivakuuttamisen etuuskäsittely tarvitsee tietoja nopeasti.
Nyt asiasta on erilaisia näkemyksiä. On esimerkiksi kysytty, tulisiko määritellä asiakaskohtaisia määräaikoja.
Lomien järjestelyyn tuo helpotusta ainakin se, että tulorekisteriin voi ilmoittaa 45 päivää etukäteen tiedossa olevia suorituksia kuten palkkoja, kilometrikorvauksia, päivärahoja tai luontoisetuja. Sitten voisi siirtyä lomalle, jos asiakkaalta ei ole tulossa yllättäviä maksuja. Jos jokin maksu ei toteudukaan odotetun suuruisena – tulee sairaspoissaolo tai muuta palkkaan vaikuttavaa – niin virheen havaittuaan voi korjata ilmoitusta.
Toisaalta ilmoittaminen on myös mahdollista automatisoida kokonaan. Esimerkiksi maksuttomasta Palkka.fi-palvelusta tiedot siirtyvät automaattisesti tulorekisteriin palkanlaskennan jälkeen.”
Ongelma 3: Järjestelmä hidastelee ja hylkää ilmoituksia
Tasekirjailijat ry:n jäsenet sanovat, että palkkoja on hankala ilmoittaa suoraan tulorekisteriin, joten on pakko perustaa kaikki yhden hengen yrityksetkin palkanlaskentaohjelmaan. Osalla yrittäjistä ei edes ole sähköisiä järjestelmiä käytössä. Tulorekisterin järjestelmää moititaan keskeneräiseksi ja jopa virheelliseksi. Johtuuko hitaus siitä?
”Tammikuussa tulorekisterissä oli ajoittaista hitautta, mutta nopeus on kasvanut. Tulorekisterin toimittaja Digia on korjannut järjestelmää. Ohjelmistotalot ovat kehittäneet palkanlaskentaohjelmiaan, joista suoritukset siirtyvät tulorekisteriin.
Annetut ilmoitukset ovat nyt myös laadukkaampia. Ilmoitus ei mene läpi, jos siitä puuttuu jokin tunnistetieto. Täytä siis huolellisesti ilmoitukseen palkansaajan henkilötunnus tai Y-tunnus, eläkejärjestelynumero sekä tapaturmavakuutusyhtiötä varten tarvittava ammattiluokan tunnus viisinumeroisena.”
Ongelma 4: Verottajan neuvontapuhelin ja chat ovat tukossa
Neuvontapalvelut ovat ruuhkautuneet ja jonottamiseen kuluu aikaa tuntitolkulla. Verottaja ei ole lisännyt resurssejaan neuvontapalveluun. Miksi näin? kysyy Tasekirjailijat ry.
”Neuvontamme palvelumäärä oli hurja tammikuussa, kun 250 000 työnantajaa tuli kerralla palveluun. Kiirettä kasvattivat pitkät puhelut. Osa asiakkaista ei ollut perehtynyt etukäteen palveluun ja ohjeisiin. Ohjeita ja videoita löytyy Tulorekisterin verkkosivuilta. Suosittelen tutustumaan niihin ennen ilmoituksen tekemistä.
Pitkissä puheluissa käytiin läpi perusasioita eli ilmoittamisen prosessia, valtuutuksia ja sitä, miten yksi palkkatietoilmoitus annetaan. Helmikuu näytti asiakaspalvelussa jo paljon rauhallisemmalta.”
Ongelma 5: Pieniä toimijoita ei huomioida
Kun viranomaistahot lähtevät tekemään muutoksia, mukaan prosessiin tarvittaisiin ruohojuuritasolta henkilöitä. Pienten tekijöiden asiantuntemus on kaiken a ja o. Vai haluavatko isot tilitoimistoketjut ja ohjelmistotalot pienet toimijat pois markkinoilta? kysyy Tasekirjailijoiden jäsen.
”Yhteistyötä on tehty monien tahojen kanssa koko hankkeen ajan. Yhteistyökumppaneitamme ovat esimerkiksi Elinkeinoelämän Keskusliitto EK, Suomen Yrittäjät ja Taloushallintoliitto. Vuonna 2015 kiersimme pitkin Suomea selvittämässä palkkahallinnon prosesseja. Lisäksi meillä on vakituinen Verohallinnon tilitoimistoraati, jolta olemme saaneet asiantuntija-apua tulorekisterin kehittämistyössä."
Tasekirjailijat ry:n edustaja luki valmiin jutun ja oli edelleen monissa kohdissa eri mieltä Tulorekisteriyksikön antamista vastauksista.
Tulorekisterin tietoja käyttävät Verohallinnon lisäksi Kela ja vahinkovakuuttajat sekä eläkevakuutusyhtiöt, jatkossa myös esimerkiksi Tilastokeskus ja työttömyyskassat. Vuodesta 2020 lähtien eläkkeiden ja etuuksien maksajat ilmoittavat tulorekisteriin eläke- ja etuustiedot. Palkansaaja voi tulevaisuudessa katsella tulorekisterissä olevia tietojaan Omavero-palvelussa.
Satu Alavalkama
Tulorekisterin ohjeistusta on jutun kirjoittamisen jälkeen päivitetty puhelinedun ilmoittamisesta. Jos puhelinetu henkilölle, jolle ei makseta muuta tuloa, käsitellään palkanlaskennassa tammikuussa etukäteen koko vuodelta, voidaan puhelinetu ilmoittaa myös tulorekisteriin etukäteen kerran vuodessa. Aiheesta on lisätietoa esimerkiksi Suomen Yrittäjien verkkosivuilla.
