Asutko taloyhtiössä? Jos teillä on huoltoyhtiö, niin hoitaako se sen, mitä asukkaat toivovat?
Jos kyllä, niin teillä saattaa olla laaja sopimus ja ahkera sopimuskumppani!
Mistä on sovittu?
Eri huoltosopimuksissa on mahdollista sopia eri tavoin monista tehtävistä. Osa voidaan jättää pois. Eli jos huolto ei huolla tai korjaa, kyse voi olla yksinkertaisesti siitä, ettei kyseinen työ sisälly sopimukseen.
Esimerkkejä kiinteistöhuollon ulkopuolelle usein jäävistä tehtävistä ovat
- sähkötyöt (joihin tilataan jokin ulkopuolinen suorittaja)
- hissihuolto ja -korjaukset (joista toivottavasti on hissitaloissa sovittu osaavan hissihuoltoyrityksen kanssa) ja
- siivous (vaikka osa kiinteistöhuoltoyhtiöistäkin tätä tarjoaa, monesti kalliina alihankintana).
Keskenään hyvin erilaisia töitä siis. Myös huolto ja korjaukset ovat eri asioita. Usein kiinteistöhuolto tekee pienkorjauksia, mutta suuremmat korjaukset tilataan tyypillisesti muualta. Nekin työt saadaan siis näin teetetyiksi taloyhtiöissä.
Mitä tietoa tarvitaan?
Asukkaille ja osakkaille kannattaa tiedottaa paitsi huoltoyhtiön nimi, myös esimerkiksi sen yhteystiedot ja asiakaspalvelun aukioloajat. Samoin vaikkapa ovenavausten päivystyshinnat on asiallista kertoa etukäteen. Kun asukas on unohtanut tai hukannut kotiavaimensa ja pyytää huoltoa avaamaan oven, laskun maksajana on kyseinen asukas, ei taloyhtiö.
Itse kiinteistö- tai vaikkapa hissihuoltosopimusta ei yleensä jaeta hallituksen ja isännöintitoimiston ulkopuolelle. Eli kaikki asukkaat ja osakkaat eivät näitä pääse lukemaan, kuten eivät monia muitakaan taloyhtiön asiakirjoja.
Mutta tyypillisiä huoltoyhtiölle kuuluvia – ja kuulumattomia – tehtäviä kannattaa viestiä taloyhtiössä asukkaille ja osakkaille. Näin vältetään monta väärinymmärrystä.
Miksi epäonnistutaan?
Eräs hissihuoltofirma on antanut palvelulupauksen, jonka mukaan korjaaja saapuu vikatilanteessa paikalle neljän tunnin sisällä ilmoituksesta. Mutta kun näin ei tapahtunutkaan, vaikka hissin vika ilmoitettiin aivan tavallisena arkiaamuna, ilmeni, että lupaus on vain mainoslause, jonka voi rikkoa ilman mitään hyvitysvelvollisuutta.
Hissi oli rikkoontuneena pois käytöstä perjantaiaamusta maanantai-iltapäivään.
Tällä huoltoyhtiöllä ei ollut eikä jatkossakaan taida olla ainakaan mitään suoraa kannustinta toimia luvatusti.
Huolto tai korjaus voi viivästyä tai jäädä kokonaan tekemättä myös vaikkapa siksi, että
- isännöintitoimiston nettisivujen kautta tehtyä pyyntöä ei lähetetä isännöinnistä huoltoon
- huoltoyhtiö on unohtanut sopineensa tehtävästä eikä huoltoa muisteta muistuttaa
- työ ei kuulu kiinteistöhuollolle ja se on siksi merkinnyt tehtävän osaltaan valmiiksi – varmistamatta, saapuuko sen mahdollisesti tilaama toinen yritys koskaan paikalle tai
- huoneistoon ei päästä, koska ovi on turvalukossa, eikä sitä saada auki yleisavaimella.
Miten onnistutaan?
Huoltoyhtiöiden valinta ja tarvittaessa vaihto kuuluu yleensä taloyhtiön hallituksen tehtäviin. Se voi pyytää isännöitsijältä apua kilpailutukseen.
Asukkaiden ja osakkaiden kannattaa antaa huollosta ja korjauksista palautetta paitsi huoltoon, myös hallitukselle ja isännöitsijälle. Sekä hyvin tehdyistä että tekemättä jätetyistä töistä voi olla hyödyllistä kertoa.
Kun eri vastuuhenkilöt saavat parhaan mahdollisen kokonaiskuvan, he voivat toimia sen mukaisesti. Esimerkiksi reklamointi ja yhteistyöpalaverit antavat huoltoyhtiölle mahdollisuuden kehittyä.
Joskus tärkein toimenpide on kertoa asukkaille siitä, mikä kuuluu huollolle ja mikä ei. Joskus tärkeintä taas on huoltosopimuksen irtisanominen ja kilpailutus. Mukavinta ja erittäin tärkeää on kiitosten välittäminen eteenpäin, esimerkiksi työnsä tunnollisesti tekevälle kiinteistönhoitajalle.
Katariina Sorvanto
Kommentoi