Vuodenvaihteen jälkeen yrittäjän on ilmoitettava kaikki maksamansa palkat tulorekisteriin. Asia kannattaa hoitaa, sillä muutoin yritykselle voidaan lätkäistä myöhästymismaksuja jopa 15 000 euroa kuukaudessa.
Tulorekisteri on sähköinen tietokanta palkkatiedoille. Ensi vuoden alusta lähtien palkanmaksusta pitää ilmoittaa tulorekisteriin viiden päivän kuluessa siitä, kun palkkoja on maksettu. Myös esimerkiksi yksinyrittäjien on ilmoitettava palkanmaksusta tulorekisteriin.
Tulorekisteriin ilmoitetut tiedot ovat vuoden 2019 alusta alkaen Verohallinnon lisäksi Kelan, Työttömyysvakuutusrahaston, työeläkelaitosten sekä Eläketurvakeskuksen käytettävissä. Tiedot säilytetään järjestelmässä kymmenen vuotta.
”Työnantajan näkökulmasta keskeistä on, että palkkojen vuosi-ilmoittaminen loppuu. Viimeiset palkkojen vuosi-ilmoitukset annetaan vuodelta 2018. On myös hyvä huomioida, että tulorekisteriin ei voi ilmoittaa palkkatietoja nykyisten kanavien, lomake.fi:n ja ilmoitin.fi:n, kautta”, toiminnallinen vastaava Mirkka Piirainen Verohallinnon tulorekisteriyksiköstä kertoo.
Vaikka tulorekisteri tuo tullessaan muutoksia, moni asia palkkojen maksussa säilyy myös ennallaan.
”Tulorekisteri ei muuta palkkakirjanpitoa, eikä se poista palkkalaskelmia, eikä se vaikuta maksamisen velvoitteisiin eikä rahavirtoihin, joita nykyisin palkanlaskennassa liikkuu. Tulorekisterissä kyse on vain ilmoituksesta, joka tulorekisteriin tulee, ja josta se jaetaan edelleen”, Piirainen sanoo.
Viisi päivää aikaa ilmoittaa
Vuodenvaihteen jälkeen tulorekisteriin on pakollista ilmoittaa kaikki maksetut palkat, luontoisedut, työkorvaukset sekä esimerkiksi kilometrikorvaukset. Täydentäviä tietoja ovat poissaolotiedot, palvelusuhdetiedot sekä yksittäisten tulolajien ansaintatiedot. Vuodesta 2020 alkaen tulorekisteriin pitää ilmoittaa myös eläke- ja etuustiedot.
Maksut voidaan ilmoittaa joko tulolajeittain tai sitten yhtenä könttänä karkeammin, joskin verottajaa varten eritellään maksettujen palkkojen lisäksi muun muassa luontoisedut ja kustannusten korvaukset.
”Kaikkein suositeltavinta on ilmoittaa rahapalkat eritellysti niin, että käytetään erillisiä tulolajeja. Silloin tiedot palvelevat paremmin kaikkia tiedon käyttäjiä. Se tarkoittaa esimerkiksi sitä, ettei työnantajalle tule joissain korvaustilanteissa kyselyjä jälkikäteen”, Piirainen sanoo.
Tulorekisteriin pitää tehdä ilmoitus maksetuista palkoista pääsääntöisesti palkanmaksupäivän jälkeisten viiden päivän aikana. Jos esimerkiksi palkat maksetaan torstaina, on ilmoituksen oltava tulorekisterissä seuraavana tiistaina. Jos palautuspäivä osuus viikonlopulle, ilmoituksen voi antaa seuraavana arkipäivänä.
Tulorekisteri vaatii sähköistä asiointia
Pk-yritykseltä edellytetään sähköistä asiointia tulorekisterin suuntaan. Sen voi toteuttaa kahdella tavalla.
Suositeltavinta on ilmoittaa palkanmaksusta suoraan omasta palkanhallintajärjestelmästä, joka yhdistyy teknisen rajapinnan kautta tulorekisteriin.
”Rajapinnan kautta ilmoittaminen on työnantajallekin helpoin tapa toimia. Ilmoittaminen tulorekisteriin hoituu palkanlaskennasta automaattisesti. Tällöin yrittäjän ei tarvitse huolehtia ilmoittamisesta ja mahdollisista sanktioista, koska ilmoittaminen on automatisoitu”, Piirainen sanoo.
Tulorekisteri ei säätele palkanmaksurytmiä, vaan ainoastaan sen, että palkanmaksun jälkeen tiedot on ilmoitettava tulorekisteriin. Hakemuksen teknisen rajapinnan käyttöönottamiseksi voi tehdä 1.11.2018–14.12.2018 sähköisessä asiointipalvelussa, jonne kirjaudutaan sivulta www.tulorekisteri.fi.
Hakemuksen teknisen rajapinnan käyttöönottamiseksi voi tehdä ainoastaan hakijaorganisaation nimenkirjoitusoikeudellinen henkilö. Jos hakemuksen tekee tilitoimisto tai muu palkkahallinnon ulkoistuskumppani, sillä pitää olla voimassa oleva toimeksiantosopimus ja valtuudet toimia asiakasyrityksensä puolesta.
Mikäli yrityksen ei ole mahdollista hyödyntää teknistä rajapintaa, tulorekisteriin voi ilmoittaa tietoja myös erillisessä sähköisessä asiointipalvelussa, jossa palkkatiedot ilmoitetaan joko lataustoiminnon avulla tai erillisellä verkkolomakkeella.
”Jollei yritys käytä teknistä rajapintaa, vaan ilmoittaa tiedot sähköisessä asiointipalvelussa, työnantajan pitää valtuuttaa heidän puolestaan asioivat yritykset, kuten tilitoimisto tai suoraan palkanlaskijat. Valtuutus tehdään Suomi.fi:n asiointipalvelussa”, Piirainen sanoo.
Myöhästymismaksut voivat kirpaista
Yrittäjän on hyvä olla tietoinen tulorekisteriin liittyvistä velvoitteista. Jos pakollisia tietoja ei ilmoiteta ajallaan, Verohallinto voi lätkäistä yritykselle kolme euroa päivässä myöhästymismaksua.
Mikäli ilmoitus myöhästyy yli 45 päivää, myöhästymismaksuun voidaan lisätä vielä prosentin verran ilmoitetun suorituksen määrästä tai eläkkeen perusteena olevasta työtulosta. Myöhästymismaksua voidaan tällä tavoin määrätä enimmillään 15 135 euroa kuukaudessa.
”Vaikka ilmoittamisen määräaika on palkanmaksupäivä plus viisi päivää, sanktio lähtee juoksemaan vasta kalenterikuukauden jälkeen”, Piirainen kertoo.
Vuoden 2019 osalta Verohallinto soveltaa siirtymäaikaa, jolloin myöhästymismaksuja ei peritä, jos laiminlyönnin ei katsota osoittavan ilmeistä piittaamattomuutta.
Lue lokakuun Taloustaidosta artikkeli Tulorekisteri poistaa päällekkäistä työtä. Taloustaito ilmestyy 10.10.2018.
Lisätietoa tulorekisteristä löytyy osoitteesta www.tulorekisteri.fi
Outi Airaksinen
