Maksetut palkat ja palkkiot on ilmoitettava tulorekisteriin yleensä viiden päivän kuluessa maksupäivästä. Ilmoittamisvelvollisuus koskee kaikkia palkkoja ja palkkioita riippumatta siitä, minkä suuruinen maksettu palkka tai palkkio on tai minkä ikäinen palkan tai palkkion saaja on.
Kansallinen tulorekisteri otetiin käyttöön vuoden 2019 alussa. Työnantajan tai muun maksajan on pitänyt ilmoittaa tulorekisteriin kaikki maksamansa palkat ja palkkiot tämän vuoden alusta alkaen. Eläkkeet ja etuudet ilmoitetaan tulorekisteriin tämänhetkisen tiedon mukaan vuodesta 2021 alkaen.
Tulorekisteriin on ilmoitettava vuodesta 2019 alkaen myös verovapaat matkakustannusten korvaukset, esimerkiksi päivärahat ja kilometrikorvaukset sekä veronalaiset kustannusten korvaukset. Myös yritykselle tai yrittäjälle maksettu työkorvaus on ilmoitettava tulorekisteriin, jos tulonsaajaa ei ole merkitty ennakkoperintärekisteriin.
Tulorekisteriin annetaan tietoja kahdella eri ilmoituksella, palkkatietoilmoituksella ja työnantajan erillisilmoituksella:
- Palkkatietoilmoituksella ilmoitetaan yhden tulonsaajan yhden maksupäivän tiedot.
- Työnantajan erillisilmoituksella ilmoitetaan tietoja, jotka eivät kohdistu yksittäiseen tulonsaajaan, esimerkiksi työnantajan sairausvakuutusmaksun määrä.
Tulorekisteri-ilmoitukset annetaan sähköisesti
Ilmoitukset tulorekisteriin on yleensä tehtävä sähköisesti. Paperilomakkeella ilmoituksia saa tehdä vain erityisestä syystä.
Palkkojen ilmoittaminen tulorekisteriin on helppoa, jos tiedot siirtyvät palkanlaskentajärjestelmästä suoraan tulorekisteriin. Jos tietoja ei voida ilmoittaa suoraan palkanlaskentajärjestelmästä, ilmoitukset voi tehdä tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa joko
- lataamalla palkanlaskentajärjestelmän muodostama tiedosto
- tai täyttämällä tiedot verkkolomakkeelle.
Esimerkiksi jos palkanlaskenta hoidetaan Palkka.fi-palvelussa, ilmoituksia tulorekisteriin ei tarvitse tehdä erikseen tulorekisterin asiointipalvelussa. Palkka.fi-palvelu on Verohallinnon ylläpitämä maksuton palkanlaskentaohjelma.
- Yritys voi valita Palkka.fi-palvelussa automaattisen ilmoitusliikenteen tai muodostaa ja lähettää ilmoitukset itse Palkka.fi-palvelusta suoraan tulorekisteriin.
- Kotitalouden ilmoitukset lähtevät aina automaattisesti Palkka.fi-palvelusta tulorekisteriin.
Palkkatietoilmoitus viiden päivän kuluessa
Palkkatietoilmoitus on annettava viiden kalenteripäivän kuluessa palkan, palkkion tai esimerkiksi kilometrikorvausten maksupäivästä. Maksupäivällä tarkoitetaan päivää, jona suoritus on saajan käytettävissä.
Ilmoituksen määräaikaa laskettaessa kalenteripäiviksi lasketaan myös lauantait, sunnuntait ja muut pyhäpäivät. Jos ilmoituksen määräpäivä olisi lauantai, sunnuntai tai muu pyhäpäivä, ilmoituksen saa kuitenkin tehdä seuraavana arkipäivänä.
Esimerkiksi jos palkkapäivä on maanantai, palkkatietoilmoitus on tehtävä viimeistään seuraavana maanantaina, koska palkkapäivän jälkeinen viides kalenteripäivä on lauantai.
Paperilomakkeella ilmoitettaessa ilmoituksen määräaika on kahdeksan kalenteripäivää. Jos palkkapäivä on maanantai, palkkatietoilmoituksen määräpäivä on palkkapäivän jälkeinen kahdeksas kalenteripäivä eli palkkapäivää seuraavan viikon tiistai.
Myös luontoisedut on ilmoitettava tulorekisteriin.
Jos maksetaan sekä rahapalkkaa että luontoisetuja, myös luontoisedut on ilmoitettava tulorekisteriin viiden tai paperilomakkeella kahdeksan päivän kuluessa palkkapäivästä.
Jos rahapalkkaa ei makseta vaan annetaan ainoastaan luontoisetu esimerkiksi asuntoetu, luontoisetu on ilmoitettava tulorekisteriin kuukausittain. Ilmoitus luontoisedusta on tällöin tehtävä tulorekisteriin viimeistään sitä kuukautta seuraavan kalenterikuukauden 5. tai paperilomakkeella 8. päivänä, jona luontoisetu on ollut käytettävissä.
Työnantajan erillisilmoitus kerran kuussa
Työnantajan erillisilmoitus on annettava kerran kuussa viimeistään palkanmaksukuukautta seuraavan kalenterikuukauden 5. päivä. Paperilomakkeen määräpäivä on maksukuukautta seuraavan kalenterikuukauden 8. päivä. Jos ilmoituksen määräpäivä on lauantai, sunnuntai tai muu pyhäpäivä, tiedot voi ilmoittaa seuraavana arkipäivänä.
- Verohallinnon työnantajarekisteriin merkityn työnantajan on annettava työnantajan erillisilmoitus jokaiselta kuukaudelta. Jos kohdekuukautena ei ole maksettu palkkoja, työnantajarekisteriin merkityn työnantajan on annettava erillisilmoituksella Ei palkanmaksua -tieto.
- Satunnaisen työnantajan, jota ei ole merkitty Verohallinnon työnantajarekisteriin, on annettava työnantajan erillisilmoitus vain niiltä kuukausilta, joina se maksaa palkkaa tai esimerkiksi kilometrikorvauksia.
Kotitalouden ilmoitukset kuukausittain
Jos kotitalous on palkannut työntekijän työsuhteeseen, kotitalouden on ilmoitettava maksamansa palkka tulorekisteriin riippumatta siitä, minkä suuruinen palkka on tai onko palkasta tarvinnut tehdä ennakonpidätystä.
Yritykselle tai yrittäjälle maksettu työkorvaus kotitalouden on ilmoitettava tulorekisteriin vain, jos tulonsaajaa ei ole merkitty ennakkoperintärekisteriin.
Kotitalouden palkkatietoilmoitus on annettava yleensä viimeistään palkanmaksukuukautta seuraavan kalenterikuukauden 5. päivä. Jos kotitalous on poikkeuksellisesti merkitty Verohallinnon työnantajarekisteriin, ilmoitus tulorekisteriin on kuitenkin annettava viimeistään viidentenä kalenteripäivänä palkkapäivän jälkeen.
Kotitalouden on annettava tarvittaessa myös työnantajan erillisilmoitus viimeistään palkanmaksukuukautta seuraavan kalenterikuukauden 5. päivä. Erillisilmoitus on annettava, jos kotitalouden työntekijälleen maksaman palkan määrä ylittää 1 500 euroa kalenterivuodessa tai jos kotitalous on merkitty Verohallinnon työnantajarekisteriin.
Paperilomakkeella ilmoitettaessa ilmoitusten määräpäivä on maksukuukautta seuraavan kuukauden 8. päivä.
Jos ilmoituksen määräpäivä on lauantai, sunnuntai tai muu pyhäpäivä, tiedot voi ilmoittaa seuraavana arkipäivänä.
Marjo Salin
Lue myös 14.8. ilmestyneestä painetusta Taloustaidosta 7/2019 juttu "Iso loikka, yrittäjä!". Se kertoo Palkka.fi:n käytöstä tulorekisteri-ilmoituksissa. Lehteä voi lukea sähköisenä Taloustaidon arkistossa.
