Pienellä taloyhtiöllä on isoa enemmän vapauksia siinä, miten taloyhtiön taloutta ja toimintaa tarkastetaan. Useimmiten jonkinlainen tarkastaja on viisasta valita, vaikkei olisi pakkokaan. Tarkastajan toimenkuvaa voi miettiä yhtiökokouksessa.
Pienessäkin taloyhtiössä arjen pyörittäminen vaatii kohtalaisesti osakkaiden rahaa – ja paljon rahaa, jos käsillä on esimerkiksi isoja remontteja. Yhtiön taloudenpitoa kannattaa siis seurata.
Jos taloyhtiössä on alle 30 osakehuoneistoa, asunto-osakeyhtiölaki ei vaadi* valitsemaan yhtiöön ammattimaista tilintarkastajaa. Tehtävään voidaan valita maallikkotarkastaja. Maallikoita kutsutaan toiminnantarkastajiksi.
*Tilintarkastaja on kuitenkin valittava, jos osakkeenomistajat, joilla on vähintään yksi kymmenesosa kaikista osakkeista tai yksi kolmasosa kokouksessa edustetuista osakkeista, vaativat sitä varsinaisessa yhtiökokouksessa tai yhtiökokouksessa, jossa asiaa kokouskutsun mukaan on käsiteltävä.
”Olennaista on tietää, mitä yhtiöjärjestyksessä määrätään ja onko yhtiöjärjestys vanha vai uusi. Vanha on laadittu tai päivitetty ennen 1.7.2010 ja uusi sen jälkeen”, kertoo kiinteistöalaan erikoistunut asianajaja Marina Furuhjelm asianajotoimisto Kuhanen, Asikainen & Kanerva Oy:stä.
Tarkastajan nimikkeitä voidaan tulkita uusissa ja vanhoissa yhtiöjärjestyksissä eri tavoin.
”Jos uudessa yhtiöjärjestyksessä sanotaan, että yhtiöön on valittava tilintarkastaja, ammattimainen tilintarkastaja täytyy valita, vaikka yhtiö olisi pieni. Jos taas yhtiöjärjestys on vanha, pieni yhtiö saa valita tilintarkastajan asemesta toiminnantarkastajan.”
Jos pieni taloyhtiö nyt päivittää yhtiöjärjestyksensä, se voi valita, miten yhtiössä vastedes toimitaan: valitaanko yhtiöön toiminnantarkastaja vai ammattimainen tilintarkastaja. Kun päätös on kirjattu yhtiöjärjestykseen, noudatetaan sitä.
Yhtiö voi myös päättää, että ei valita minkäänlaista tarkastajaa. Näin on mahdollista toimia vain, jos siitä on yhtiöjärjestyksessä nimenomainen määräys.
Joskus harvoin yhtiöjärjestyksissä ei määrätä tarkastuksista mitään. Lain mukaan silloin yhtiöön on valittava vähintään toiminnantarkastaja.
Tarkastajat valitsee yhtiökokous.
Joskus kannattaa valita molemmat
Toiminnantarkastajaan saatetaan päätyä yhtiössä usein siksi, että se on tilintarkastajaa halvempi ratkaisu. Toisaalta Marina Furuhjelm kehottaa puntaroimaan, olisiko tilintarkastus kuitenkin hintansa väärti esimerkiksi vanhoissa yhtiöissä, joissa tarvitaan paljon rahaa ja isoja lainoja suuriin peruskorjauksiin.
”Ja vaikka pieneen yhtiöön valittaisiin yhtiöjärjestyksen mukaisesti toiminnantarkastaja, yhtiökokous voi valita hänen rinnalleen tilintarkastajan – vaikka vain yhden tilikauden ajaksi”, Marina Furuhjelm sanoo. Tällainen ”täydentävä tarkastaja” voi olla hyvä ratkaisu, jos yhtiöön on esimerkiksi tulossa jokin kallis hanke, jolloin ammattimaisesta tilintarkastajasta olisi apua.
Marina Furuhjelm sanoo, että ylipäätäänkin tilin- ja toiminnantarkastajilla on osin erilaiset roolit, ja molemmista voi olla hyötyä taloyhtiölle.
”Tilintarkastaja on ulkopuolinen ammattilainen, joka keskittyy kirjanpidon ja tilien tarkastamiseen ja tutkii hallituksen päätökset. Onko joku hallituksen jäsen ehkä ollut esteellinen jonkin päätöksen tekemisessä?”
”Toiminnantarkastaja taas tuntee yhtiön arjen ja tietää, mitä yhtiössä on käytännössä tehty. Ruohonleikkurin ostosta on kuitti, mutta onko leikkuri oikeasti ilmestynyt yhtiöön?”
Tarkastaja voi olla osakas, vuokralainen tai kokonaan yhtiön ulkopuolelta.
"Riittävä tietämys" riittää
Toiminnantarkastajalle ei ole laissa erityisiä pätevyysvaatimuksia, kunhan hänellä on yhtiön toiminnan laatuun ja laajuuteen nähden riittävä tietämys tehtävän hoitamiseen.
Toiminnantarkastajan pitää olla esteetön – hän ei voi olla mukana yhtiön johdossa, eikä hän saa olla esimerkiksi hallituksen jäsenen lähisukulainen.
Hän ei myöskään saa olla konkurssissa tai liiketoimintakiellossa.
Avoimuudella voi vähentää kärhämiä
Jos toiminnantarkastaja on yli-innokas, hän saattaa tieten tai tietämättään vaikeuttaa yhtiön toimintaa ja hallituksen työtä.
”Toiminnantarkastuksen on tarkoitus olla ennen kaikkea jälkikäteistä yhtiön hallinnon ja talouden tarkastusta. Toisinaan toiminnantarkastajat kuitenkin haluavat pitkin vuotta puuttua hallituksen työhön, osallistua hallituksen kokouksiin ja kommentoida pöytäkirjoja, vaikkei siihen olisi erityistä syytä.”
Usein tällaisissa tapauksissa on kysymys jonkinlaisesta kärhämästä tai jonkin osakkaan ulkopuolisuuden tunteesta yhtiössä.
”Parasta olisi, jos pienessä taloyhtiössä kaikki osakkaat saataisiin jollain tavalla mukaan toimintaan. Kaikki eivät voi olla hallituksessa, mutta jos hallituksen toiminta on mahdollisimman avointa, kenenkään ei ainakaan tarvitse kokea, että asioita salattaisiin”, Marina Furuhjelm sanoo.
Ulla Simola
