Jos kuolinpesällä on liiketoimintaa, sen hoitaminen sähköisesti verkossa voi olla näppärää. Kuolinpesät voivat siirtyä käyttämään Suomi.fi-tunnistusta- ja valtuuksia arviolta kesäkuun aikana 2020. Katso-tunnistautuminen ja Katso-valtuudet ovat käytössä Verohallinnon palveluissa vuoden 2020 loppupuolelle.
Kuolinpesät voivat siirtyä käyttämään Suomi.fi-tunnistusta- ja valtuuksia arviolta kesäkuun aikana 2020. Viranomaiset tiedottavat kevään aikana tarkemmin siirtymäaikataulusta. Katso-palvelu sekä Suomi.fi tunnistus- ja valtuuspalvelu ovat molemmat Digi- ja väestötietoviraston omistamia ja ylläpitämiä.
MALTA HETKI! Jos kuolinpesällä ei ole vuodelta 2019 jääneitä tai heti alkuvuodesta tulevia välittömiä ilmoitustarpeita, kannattaa odottaa uuden Suomi.fi tunnistus- ja valtuuspalvelun käyttöönottoa, ettei sähköisen asioinnin käyttöönottoon liittyviä toimenpiteitä tarvitse tehdä kahteen kertaan lyhyellä aikavälillä.
Miten kuolinpesää olisi järkevää hallinnoida?
Osakkaiden on mietittävä asiaa viimeistään perunkirjoituksen jälkeen. Osakkaat voivat valita yhden valtuutetun hoitamaan kaikkien nimissä pesää, ja sähköisen asioinnin käyttöönotto onnistuu jouhevasti yritys.tunnistus.fi-sivustolla.
Ennen kuin niin pitkälle päästään, että kuolinpesän kaikki asiointi viranomaisille toimii sähköisesti, vaaditaan liuta toimenpiteitä. Näin varsinkin, jos kuolinpesällä on ollut ja on edelleen liiketoimintaa, vaikkapa metsän myyntiä tai palkkojen maksamista.
Ensi alkuun tarvitaan kaikkien osakkaiden allekirjoittama valtakirja, kopio perukirjasta, yritys- ja yhteisötunnus eli y-tunnus sekä sen jälkeen vielä Katso-tunniste.
Katso-tunnistus on Digi- ja väestötietoviraston (DVV) tarjoama, yrityksiä varten luotu tapa tunnistautua viranomaisten sähköisiin palveluihin.
”Useimmille kuolinpesille y-tunnus ja Katso-tunniste eivät kuitenkaan ole tarpeen. Niitä tarvitaan vain silloin, kun kuolinpesä harjoittaa liiketoimintaa”, selventää toimistopäällikkö Olli-Pekka Hirvonen Verohallinnon asiointiyksiköstä.
”Jos henkilön kuolinpesällä ei ole ollut liiketoimintaa eikä ole sitä jatkossakaan, riittää pesän osakkaille heille perunkirjoituksen tietojen pohjalta määrättävän perintöveron maksaminen”, Hirvonen sanoo.
Jos kuolinpesällä ei ole liiketoimintaa, käytännössä merkittävin perikunnan osakkaiden toimi on kuolinpesän omaisuuden jakaminen ja perunkirjoituksen perusteella heille määrättävän perintöveron maksaminen.
”Asiakkaat tunnistetaan tässä tapauksessa Verohallinnossa henkilötunnuksella, eikä kuolinpesällä ole Verohallintoon muita ilmoitustarpeita perukirjan ja vainajan kuluvan vuoden veroilmoituksen toimittamisen lisäksi”, Hirvonen täsmentää.
Mutta jos liiketoimintaa on, tilanne on kimurantimpi. ”Kuolinpesälle voi tulla ilmoitettavaksi esimerkiksi oma-aloitteisia kausiveroilmoituksia, vuosi-ilmoitustietoja maksetuista palkoista sekä tuloveroilmoitus. Nämä kaikki on mahdollista ilmoittaa sähköisesti Verohallintoon”, Hirvonen sanoo.
Katso-tukipalvelusta alkumetreille apua
Kun kuolinpesää halutaan hallinnoida sähköisesti, apua alkuun saa Katso-tukipalvelusta joko sähköpostitse tai puhelimitse 029 497 040. Palvelu on keskitetty Verohallinnon asiointiyksikköön Kuopioon.
HUOM! ”Palvelussa voidaan ohjata eteenpäin ja katsoa, onko tarkoituksenmukaista hakea y-tunnusta ja perustaa Katso-tunniste eli täyttyvätkö kuolinpesässä yritystoiminnan edellytykset”, Hirvonen tähdentää.
- Kuolinpesä voi hakea y-tunnusta Patentti- ja rekisterihallituksen verkkosivuilta saatavalla Y3-lomakkeella.
- Kun kuolinpesä on saanut y-tunnuksen, se voi hakea Katso-tunnistetta yritys.tunnistus.fi-sivustolta.
Kun haet Katso-tunnistetta, tarvitse valtakirjan ja kopion perukirjasta
Katso-tunnisteen saamiseksi osakkaiden on nimettävä henkilö, jonka nimiin tunniste luodaan. Nimeämiseen voi käyttää valtakirjapohjaa.
Valtakirja voi olla myös vapaamuotoinen, mutta siitä on käytävä ilmi ainakin seuraavat seikat:
- Valtakirjan tarkoitus: Katso-tunnisteen perustaminen kuolinpesälle.
- Kuolinpesän y-tunnus ja nimi.
- Valtuutettavan henkilön nimi ja henkilötunnus.
- Osakkaiden allekirjoitukset ja nimenselvennykset.
”Sekä valtakirja että kopio perukirjasta lähetetään postitse asiointiyksikköön Kuopioon. Dokumentit voi lähettää myös sähköpostin liitteenä, mutta tätä en suosittele tietoturvan vuoksi”, Hirvonen sanoo.
Valtakirjassa nimetyn henkilön kannattaa tehdä Katso-tunnisteen hakemus aikaisintaan kolmen arkipäivän kuluttua valtakirjan lähettämisestä. Tunniste perustetaan Katso-palvelussa toiminnolla Perusta Katso-tunniste. Tunnisteen aktivoinnista tulee tieto sähköpostitse.
”Kuolinpesän sähköinen asiointi on mahdollista vasta perunkirjoituksen jälkeen. Perukirjasta verohallinto näkee kuolinpesän osakkaat, ja kaikkien osakkaiden on myös allekirjoitettava valtakirja”, Hirvonen toteaa.
Tuhansia sähköisiä kuolinpesiä
Kuolinpesien sähköinen asiointi on ollut mahdollista reilut kymmenen vuotta eli vuodesta 2006 lähtien, jolloin myös Katso-tunniste tuli käyttöön.
Hirvosen mukaan liiketoimintaa harjoittavia kuolinpesiä on melko vähän pesien kokonaismäärästä. ”Silti Katso-palvelussa on tuhansia kuolinpesiä, ja uusia tulee sähköiseen palveluun useita päivittäin.”
Liiketoimintaa harjoittavien kuolinpesien hoitaminen sähköisesti on Hirvosen mukaan helppoa, koska kaikki tieto ja lomakkeet löytyvät suoraan verkosta.
”Lisäksi sähköisissä ilmoituspalveluissa ja lomakkeissa, kuten tuloveroilmoituksen lomakkeessa, on eriasteisia automaatiotarkistuksia, jolloin virheiden mahdollisuus vähenee, kun täyttää lomakkeita. Omaveron sähköinen palvelu tukee asiakkaan ilmoittamista”, hän lisää.
Kuolinpesää voi hoitaa sähköisesti useampikin henkilö, mutta Hirvosen mukaan on tyypillistä, että yksi valtuutettu henkilö hoitaa kuolinpesän taloutta ja kirjanpitoa, jolloin hänellä on myös ilmoitusvelvollisuus Verohallinnolle.
Tekniikka tuo kuolinpesille myös haasteita
Kuolinpesien sähköisessä asioinnissa haasteena on ollut asiakkaiden ohjaus tekniseen palveluun. ”Esimerkiksi Katso-palvelun käyttöönotto on ollut haaste yrityksillekin, saati sitten kuolinpesille”, Hirvonen toteaa.
Hankaluuksia on aiheuttanut myös se, että Verohallinnolla on asiakkaina hyvin vanhojakin kuolinpesiä.
”Jos kuolinpesä on 50 vuotta vanha, sen perukirjan tietoihin ei enää voi luottaa. Lisäksi kuolinpesän osakkaina voi olla vaikkapa kolme muutakin kuolinpesää. Tällainen lähtötilanne on meillekin hankala. Myös asiakkaalle on haastavaa todentaa, ketkä ovat kuolinpesän tämänhetkisiä osakkaita. Jos useita kuolinpesiä on kytköksissä toisiinsa, sähköisen palvelun ottaminen käyttöön voi olla vaikeaa”, Hirvonen pohtii.
Hirvosen mukaan koko kuolinpesän sähköisen asioinnin voi jo hoitaa Omaveron kautta, jos kuolinpesällä on käytössä Katso-tunniste.
Riitta Rimmi
Riitta Rimmin kirjoittama artikkeli on julkaistu painetussa Taloustaito-lehdessä 8/2017. Teksti on päivitetty 19.2.2020.
