Kaupunki ei pysty maksamaan työntekijöidensä palkkoja. Lääkäri ei löydä koneeltaan potilaan tietoja. Virkatodistuksen saaminen virastosta kestää kuukausikaupalla.
Näiden ja monien muiden julkisten asiointiongelmien takaa löytyy yksi yhteinen nimittäjä: uusi tai vanha tietojärjestelmä – ja varsinkin niiden yhdistelmä.
Harvemmin kyse on yksittäisestä teknisestä ohjelmistovirheestä. Jos bitti on vain väärässä paikassa, se on helppo korjata. Koko järjestelmätason suunnitteluvirhe taas äärimmäisen hankala. Kun sitä jälkikäteen paikataan, voi samalla syntyä pussillinen uusia virheitä, koska logiikkaketjut ovat pitkiä ja riippuvuussuhteet järjestelmän sisällä moniulotteisia.
Suunnitteluvirhettä vieläkin yleisempiä ovat tietojärjestelmän käyttöönoton ongelmat. Loppukäyttäjiltä eli työntekijöiltä puuttuu silloin motivaatio ottaa uusi ohjelmisto kaikkine ominaisuuksineen käyttöön. Toki myös järjestelmän koulutus voi olla puutteellista tai siihen ei ole raivattu tarpeeksi aikaa kalenterista.
Yhtä kaikki, jo itse muutos sekä vakiintuneista rutiineista luopuminen voivat olla henkilöstölle tuskaa. Siksi uuden järjestelmän välttämättömyys ja sen tuomat hyödyt kunkin työhön on perusteltava erityisellä tarkkuudella.
Eli kun puhumme järjestelmähankkeiden epäonnistumisesta, puhumme tosiasiassa organisaatioiden johtamisen epäonnistumisesta.
Muistatteko vielä MS-DOSin ja muut merkkipohjaiset järjestelmät mustalla ruudulla? Graafiset käyttöliittymät ja päätelaitteet ovat kehittyneet huimaa vauhtia 30 viime vuoden aikana.
Siitä huolimatta saamme kuulla koulutetuilta ihmisiltä, että uudet ohjelmistot ovat monimutkaisia ja ”vaikeita käyttää”. Päinvastoin, tyypillisesti nettiselainpohjaiset järjestelmät ovat intuitiivisia ja selkeydeltään pankkiautomaatin luokkaa.
Viestintäsovellus Teams ei ole mikään käytettävyyden kukkanen, mutta siitä tuli pandemian aikana etätyöhön siirtyneiden organisaatioiden elämänlanka. Koska oli pakko. Muuten ihmiset eivät olisi kohdanneet ja palvelut pyörineet.
Sovellusten skaala on toki laaja. Esimerkiksi palkanmaksu erilaisine lisineen ja sosiaalimaksuineen on kompleksi prosessi, jota ei pelkällä ohjelmistolla yksinkertaisteta.
Tässä kohtaa onkin avain parempaan järjestelmäsuunnitteluun. Analogisen ajan työnkulku tai prosessi tuskin toimii enää digitaalisessa ympäristössä. Vanhaa maailmaa peilaavan ohjelmiston loputtoman räätälöinnin sijaan olisi uskallettava muuttaa itse prosessi sellaiseksi, että sen pyörittämiseen löytyy helppokäyttöinen järjestelmä.
Silloin puututaan kuitenkin myös toimenkuviin, joten työntekijöiden muutosvastarinta voi olla entistäkin kiihkeämpi. Ollaan taas johtamisen ytimessä.
Kriisien keskellä täytyy olla tyytyväinen myös kaikesta toimivasta sähköisestä asioinnista. Pääsääntöisesti kansalaisten maksut, terveystiedot ja verot liikkuvat huimilla volyymeilla saumattomasti läpi pitkien ketjujen.
Tämän muistaminen vaatii ponnisteluja, koska kyse on automaatiosta, joka on määritelmällisesti huomaamatonta. Palkinto onnistuneesta järjestelmähankkeesta onkin se, kun yhteiskunnan asiat vaan sujuvat.
Antti Oksanen
Käyttöliittymät osoittavat miten paljon (vähän) työnantaja aidosti välittää työntekijöistä.
Koko IT-projektin pitäisi lähteä loppukäyttäjien tarpeesta eikä suurista suunnitelmista kaukana heidän tarpeistaan. Hienolta kuulostava (ja kallis) projekti ei valitettavan usein tuota käyttökelpoista ohjelmistoa.
Kommentoi