Videoyhteys tuo keskustelukumppanit lähelle silloinkin, kun ollaan toisista erillään.
Arkipäiväisissä, kahdenkeskisissä videopuheluissa useimmilla meillä älypuhelimen omistajilla on käytössä jokin maksuton sovellus – esimerkiksi Whatsapp tai Facebookin Messenger, tai iPhone-väellä keskenään FaceTime.
Myös etäkokoustaminen on jo arkea. Tietokoneen videoyhteytenä saatoimme takavuosina käyttää Skypeä. Edelleen ihmiset mainitsevat ”skypettämisen” tarkoittaessaan videoneuvottelua. Yhä enemmän puhutaan kuitenkin Zoomista, Teamsista ja Google Meetistä.
Nörtimpi joukko taas innostuu esimerkiksi sellaisista videotakin hyödyntävistä ryhmätyöohjelmistoista kuin Slack ja Miro. Kokeilunhaluisia kiinnostaa ehkäpä avoimen lähdekoodin Jitsi, suuret organisaatiot käyttävät webinaareissaan usein Ciscon Webexiä.
Otetaan esimerkiksi kansalainen, joka osallistuu videoyhteydellä asuinpaikkakuntansa virkaväen järjestämään infotilaisuuteen. Aiheena on vaikkapa kaavoitus.
Kokouksen järjestäjä lähettää kansalaiselle kokouksen osallistumislinkin, joka ilmoitettuna aikana avaa kutsutulle pääsyn virtuaaliseen kokoustilaan. Asukas liittyy tilaisuuteen tietokoneella (käyttöjärjestelmänä on Mac, Windows, Android tai Linux), ja alustaksi riittää mikä tahansa tunnetuista nettiselaimista.
Matkapuhelimellakin onnistuu
Mitään ylimääräisiä ohjelmistojen latailuja tai maksamisia ei siis tarvita. Matkapuhelinkin käy, jos ruudun koko riittää.
Yhteyden avautumista on hyvä kokeilla ennen h-hetkeä kirjautumalla sisään. Riittää, että pääsee niin sanottuun odotustilaan, jossa kerrotaan ”ovien avautuvan” kokouksen alkaessa.
Tämä siksi, että itselläni on viimetinkaisissa liittymisissä tullut joskus vastaan jokin bugi, eikä yhteys ole avautunut lainkaan tai vähintään ääni on puuttunut. Muun muassa tietokoneen ohjelmistopäivitys tuottaa toisinaan näitä tilanteita, erityisesti jos Windowsin ilmoittama saatavilla oleva päivitys on jäänyt pitkään tekemättä. Usein kuitenkin joko yhteyden tai koko tietokoneen uudelleenkäynnistys auttaa asiassa.
Näiden yhteysongelmien vuoksi järjestäjä on yleensä liittänyt kutsuun mahdollisuuden liittyä kokoukseen matkapuhelimella pelkällä ääniyhteydellä. Tämän yhteysvaihtoehdon olemassaolo kannattaa selvittää heti, kun kutsun tärkeään tapahtumaan saa. Se näkyy yleensä kokouskutsussa.
Erilaisia ohjelmistoja ja sovelluksia tarjolla
Microsoft on hautaamassa Skypeä. Tilalle on työnnetty Teams. Sama on tapahtunut Googlen palveluissa: Hangoutsin sijaan ujutetaan Meet-yhteyttä.
Jos sinulla on jo Googlen sähköposti Gmail, on Meet luonteva väline ja käytössä ilman mitään lisätoimenpiteitä. Mikäli järjestät itse kokousta, voit lähettää pyynnöt videotapaamiseen kalenterikutsuina, vaikka vastapuolella ei Googlen välineitä olisikaan.
Niin Google Meetin, Teamsin kuin Zoominkin lähtöversiot ovat maksuttomia, mutta kokousten määrän, osanottajien pääluvun, tuen tai muun suhteen rajoitettuja. Eri hintaisilla maksullisilla versioilla saa sitten käyttöönsä lisäominaisuuksia.
Kaikkia mainittuja kolmea voi käyttää ja neuvotteluita järjestää myös älypuhelimella, mutta luonnollisesti käyttökokemus on tukkoinen ja oheismateriaalien esittäminen ja jako tietokonetta mutkikkaampaa.
Vinkkejä kokouksen järjestäjälle
- Suosituimmat videoneuvottelusoftat ovat Google Meet, MS Teams ja Zoom.
- Kaikkia voi käyttää ja kokouksia järjestää myös matkapuhelimella.
- Kokouksia voi järjestää ilmaisversioillakin, rahalla saa lisäominaisuuksia.
- Teams on paras, jos käytössä ovat jo Microsoftin toimistotyökalut.
- Google Meet taas on helpoin, jos olet Gmailin käyttäjä.
Kauko Ollila