Kuntien tietoyhteistyö on ottamassa ensi askeleitaan. Miljardeja säästyy, kun tieto kulkee sujuvasti.

Esikoistaan odottava Jenna piipahtaa lounastauolla nettineuvolassa. Terveyskioskissa omatoimisesti mitattu verenpaine on ok ja painokin on noussut sopivasti. Terveydenhoitaja muistutti verkkovisiitillä synnytyssairaalan valinnasta.

Reilun vuoden kuluttua Jenna ja Ville astelevat ensimmäistä kertaa päiväkotiin. Hoitajan tietokoneella on viesti terveydenhoitajalta: kysykää Villen allergioista. Työmatkalla Jenna näppäilee kännykkäänsä. Hammaslääkäriajan varaus kävi hujauksessa.

Jennan ja Villen sujuva sukkulointi kuntapalveluissa on toistaiseksi kuvitelmaa, mutta täyttä totta kymmenen vuoden kuluttua, kunhan Sitran kuntaohjelmassa kuntien tietotekniikkakuvioita uusiksi kursivan vanhemman neuvonantajan Teppo Sulosen visiot toteutuvat.

Kuntalaisten palvelut nyt pieninä palasina

Syyskuussa toimintansa aloittanut kuntien oma osakeyhtiö KPK-ICT tuottaa kunnille tietotekniikka- ja tietohallintopalveluita. Syyskuussa sopimuksen allekirjoittaneita oli 37, aiesopimuksessa on mukana yli 100 kuntaa. Samaan aikaan toimintansa aloitti myös KPK-THH, joka keskittyy henkilöstö- ja taloushallinnon palveluihin.

Teppo Sulosen kuntavision avainsana on elämänkaari. ”Palveluita kohdusta hautaan”, tietotekniikkakonkari kiteyttää.

”Tällä hetkellä kuntalaisten palvelut ovat pieninä palasina siellä täällä eri järjestelmissä, jotka eivät seurustele keskenään. Tavoitteena on, että palvelut noudattaisivat kuntalaisen elämänkaarta vauvasta vaariin ja että ne olisivat helppokäyttöisiä niin kuntalaiselle kuin kunnan työntekijälle.”

Teppo Sulosella on 40 vuoden kokemus tietotekniikasta tai paremminkin atk:sta, sana jota hän käyttää edelleen mielellään. ”Tämä on palveluala, jossa kaikki on kiinni ihmisestä. Kone tekee vain sen, mitä ihminen käskee.”

Nyt kuntien ”koneet” naitetaan sekä keskenään että valtionhallinnon ja yritysten järjestelmien kanssa. Sitran laskelmat kertovat, että KPK:t, kuntien palvelukeskukset, tuovat jopa 3-5 miljardin euron säästöt viidessä vuodessa.
 

Kunnat maksavat KPK-ICT:n osakkeesta euron asukasta kohti. Maaliskuussa hinta nousee kolmeen euroon ja vuonna 2012 hinta on kuusi euroa. Tähän mennessä osakepääomaa on kertynyt 500 000 euroa.

Säästöä syntyy, kun päällekkäinen työ vähenee. Kunnan ei tarvitse välttämättä palkata esimerkiksi uutta virusasiantuntijaa tai palkanlaskijaa, kun vanha työntekijä jää eläkkeelle.

”Säästöä tuo myös ammattimainen osto-osaaminen, sillä ei ole kohtuullista olettaa, että muutaman tuhannen asukkaan kunnassa hallittaisiin it-alan hankintaosaaminen.”

”Rutiinityöt vähenevät merkittävästi. Nyt esimerkiksi kuntalaisen perustietoja on tallennettu kunnassa useisiin järjestelmiin. Tämä tarkoittaa pahimmillaan sitä, että tiedot on myös päivitettävä useaan kertaan.”

Tällä hetkellä Suomen kunnat käyttävät tietekniikkapalveluihin noin 880 miljoonaa euroa vuodessa. ”Summa ei välttämättä kutistu, vaan saattaa jopa kasvaa”, Teppo Sulonen arvioi. Päätavoite on kuntien kokonaiskustannusten kurissa pitäminen tietotekniikan avulla.

Elämänkaari ohjaa palveluun

Kuntalaisen arkeen liittyvät palvelut näyttäytyvät internetissä tai kännykässä. Tulevaisuudessa kunnan verkkosivut rakentuvat elämänkaaren mukaan, kun nykyään palveluja etsivä uppoaa organisaatiorakenteiden  suohon. 

Sulosen visiossa kuntien palveluiden oheen liitetään myös seudun viihdepalvelut ja yksityiset palvelut. Kuntalaisen ei tarvitse välttämättä tietää, onko hänen käyttämänsä palvelu kunnan vai yksityisen yrityksen järjestämää.

Sähköisestä asioinnista Teppo Sulonen ei enää mielellään puhu. ”Kyse on vain palvelujen tarjoamisesta kuntalaisille. Sähköisyys ei tuo palveluille lisäarvoa.”

Kuntalaiselle nettipalvelut merkitsevät itsepalvelua, haluavatpa nämä sitä tai eivät. Itsepalvelun lisääntyminen on väistämätöntä, sillä talouskurimuksessa kurjistuvat kunnat eivät kykene hoitamaan asioita vanhaan tapaan.

Itsepalveluiden lisääntymisestä puhuttaessa moni kaivaa takataskustaan mummokortin ja sanoo, etteivät ikäihmiset osaa käyttää verkkopalveluita.

”Ei heidän tarvitsekaan osata. Riittää, että hoitaja tai omaiset osaavat käyttää palveluita ja laitteita”, Teppo Sulonen kuittaa ja muistuttaa ikääntyvien osaavan käyttää tietotekniikkaa oikeastaan varsin hyvin. Facebook vilisee mummoja ja vaareja. Sulonen on itsekin jo pappa.

”Itsepalvelu mahdollistaa kuntien toimintamallien ja prosessien hiomisen tehokkaammaksi”, Teppo Sulonen huomauttaa.

 Lähes jokainen Suomen 342 kunnasta on kehitellyt omia tietojärjestelmiään sadoissa it-yksiköissään niin perusteellisesti, etteivät esimerkiksi terveydenhoitoon liittyvät tiedot liiku kunnan perusterveydenhoidon tai sairaanhoitopiirin erikoissairaanhoidon välillä. Toki hidasteita tuo myös tietosuoja.

Isossa kunnassa saattaa olla jopa yli 200 erilaista tietojärjestelmää, jotka eivät juuri juttele toistensa tai rajanaapurin järjestelmien kanssa.

Pulmat heijastuvat myös johtamiseen. Tiedolla johtaminen ei suju, kun tarvittavia faktoja ei saada järjestelmistä esiin. Raporttien laatiminen sujuu hitaasti.

Avoimuus kunniaan

Kuntiin rakennettavilta tietojärjestelmiltä Teppo Sulonen peräänkuuluttaa avoimuutta. ”Avoimuus tarkoittaa muutakin kuin avointa lähdekoodia. Avoin tietoarkkitehtuuri ja avoimet rajapinnat mahdollistavat keskustelevammat järjestelmät.”

”Avoimuuden puutteesta käyvät esimerkiksi päivähoito, terveydenhoito ja peruskoulu, jotka toimivat irrallaan toisistaan. Ideaalijärjestelmässä lapseen liittyvät palvelut integroidaan toisiinsa -tietenkin tietosuojaa kunnioittaen.”

Uuden avoimuuteen nojaavan ajattelutavan vyöryttäminen kuntiin ei käy kädenkäänteessä. Raja-aidat kuntien toimialojen välillä ovat olleet perinteisesti tiukat. Sosiaalipuolelta ei kurotella koulutoimeen tai koulutoimesta teknisen toimen tontille.

Tietohallintoa ja tietotekniikan tuottamista ei ole kunnissa eroteltu toisistaan toisin kuin yrityksissä on tehty jo vuosia sitten.

 ”Tämä on yksi perusasioista, joka muuttuu. Tietotekniikan tuottaminen kuuluu alan ammattilaisille eli it-taloille, ei virkamiehille. Lain mukaan se ei edes kuulu kunnan ydintoimintaan.”

Hampaiden kiristelyä saavat aikaan myös puheet vähenevistä työpaikoista. Henkilöstö pelkää, että joku saa väistämättä potkut, kun toimintaa hiotaan tehokkaammaksi.

”Ei saa”, Sulonen toppuuttelee. Kuntien eläkevakuutuksen tilastot kertovat, että 322 000 henkilöä (63 % nykyisistä työntekijöistä) jää kunnista eläkkeelle seuraavien 20 vuoden aikana. Eläkepoistuma on suurimmillaan vuosina 2014 ja 2015, jolloin kumpanakin vuotena jää eläkkeelle yli 17 000 henkilöä.

Siirtyminen vanhasta uuteen on aina tuskallista. ”Muutoksiin ryhdytään pakon edessä, vasta kun ollaan kuvainnollisesti housut kintuissa”, Teppo Sulonen pohtii ja toivoo kunnilta rohkeampaa muutosotetta.

Myös KPK-ICT eli Sulosen suussa Keravan pallokerho tulee palkkaamaan it-alan ammattilaisia. Yritys toimii verkostomaisesti, joten ”pääkonttoria” ei perusteta, vaan tekijät toimivat eri puolilla Suomea. ”Hyödynnämme uutta tekniikkaa: videoneuvotteluita, skypeä ja sosiaalista mediaa.”

Tietotekniikkaosaamisesta Suomessa ei Sulosen mukaan ole pulaa. ”Olemme tavanneet yli 200 suomalaista tietotekniikkatoimittajaa, jotka kaikki ovat osoittautuneet ammattitaitoisiksi.” Tekijöiden puutteesta kuntien tietohallinnon ja tietotekniikan uusi kuosi ei siis ole ainakaan kiinni.

Yrityksen ensimmäisiin tehtäviin kuuluu kuntalaisten asiakastietojen keskittäminen ja tietoturvan rakentaminen. Tietojärjestelmien integraatiotyö kuuluu pitkän aikavälin projekteihin.  Osakaskuntien asukkaille muutokset näkyvät muun muassa helppokäyttöisempinä internetsivuina.

Teppo Sulonen toivoo, että joidenkin vuosien kuluttua KPK-ICT:n riveissä olisivat mukana kaikki Suomen kunnat. Mallia on haettu Tanskasta, jossa maan kaikki 95 kuntaa ovat mukana kuntien palvelukeskuksessa (KMD).

”Olisi tästä hyötyä Helsingillekin”, Sulonen vinkkaa ja kertoo muun muassa Espoon selvittelevän parhaillaan osallistumisen hyötyjä.

Kun Sulonen aloitti viisi vuotta sitten edellisen työrupeamansa Tampereen tietohallintojohtajana, syntyi nopeasti ajatus: kuntien tietohallinto pitää laittaa kuntoon. Mission toteutus pääsi vauhtiin kollegoiden kera Sitrassa. Tavoite on kunnianhimoinen. ”Me pelastetaan kunnat konkurssilta.”

Kuka?

Nimi: Teppo Sulonen*

Tehtävä: Neuvonantaja Suomen itsenäisyyden juhlarahasto Sitran Kuntaohjelmassa. Sulonen on työskennellyt myös Tampereen kaupungin tietohallintojohtajana ja e-Tampere-ohjelman konsulttina.  Sulosella on 35 vuoden työkokemus yrityksistä mm. Stonesoftilta, Avasta Transactionilta ja Nokia Datalta.

Mikä tietotekniikassa kiehtoo?

”Moni luulee tietotekniikka-alaa tekniseksi, mutta työ on kaikkea muuta. Kyse on ennen kaikkea palvelusta. Tässä työssä ihminen tekee ja ilman ihmistä kone ei ymmärrä yhtään mitään.” 

Olet sekä jalkapallon että jääkiekon ystävä ja luet ja keräät kirjoja. Mitä tänä syksynä kannattaisi lukea?

”John Irvingin Viimeinen yö Twisted Riverillä on loistava kirja. Lukea kannattaa myös Andreï  Makinen uutuus Tuntemattoman miehen elämä. Kotimaisista teoksista tamperelaisen valinta on luonnollisesti Hannu Salaman omaelämäkerrallinen Sydän paikallaan -romaani. Tuo kannattaa nuorempienkin lukea. Sitten tietää, mitä suomalaisessa kirjallisuudessa on tapahtunut 40 viime vuoden aikana.”

Minna Petäinen