Isännöintipalvelun ostamiseen soveltuu sama logiikka kuin vaikkapa kesätakin hankintaan. Ensin mietit, mitä tarvitset, ja sitten etsit sopivan. Huonosti istuvaa et ota, vaikka myyjä kuinka tuputtaisi. 

Kun taloyhtiö tarvitsee uuden isännöitsijän, hallitus selvittää ensitöikseen, minkälainen palvelisi parhaiten juuri kyseistä taloa. Hallitus esimerkiksi kartoittaa, mitä entinen isännöitsijä teki hyvin ja mitä uuden pitäisi tehdä paremmin. Kaikki toiveet ja tarpeet kirjataan paperille.

”Isännöinti ei ole kuten sähkö – että ostipa keneltä vain, töpselistä tulee samaa virtaa”, painottaa Suomen Kiinteistöliiton yhteysjohtaja Timo Tossavainen.

Isännöitsijän perustehtäviin kuuluu huolehtia kiinteistöstä ja sen hallinnosta sekä vastata, että kirjanpito on järjestetty asianmukaisesti.

Taloyhtiön ikä ja kunto ratkaisevat pitkälle, minkälainen koulutus ja työkokemus isännöitsijällä täytyy olla. Kun taloon on tulossa isoja korjauksia, kaikkien hermot säästyvät, jos isännöitsijä on osallistunut niihin ennenkin.

Ammattikunnan joukossa on kuitenkin paljon sellaisia, joiden kohdalle ei ole osunut esimerkiksi yhtään putkiremonttia – Suomen rakennuskanta on yllättävän nuorta. Jos taas talo on melko uusi, korjauskokemusta ei tarvitse painottaa.

Pitää myös miettiä, käykö mikä tahansa isännöitsijäyritys vai pitääkö sen olla auktorisoitu. Isännöinnin Auktorisointi ISA ry:n hyväksymät ammatinharjoittajat ovat sitoutuneet noudattamaan hyvää isännöintitapaa, ja yhdistys valvoo heitä. Sille taloyhtiön hallitus voi myös valittaa järjestelmään kuuluvasta isännöitsijästä, jonka kanssa asiat eivät suju. Muista ei voi valittaa mihinkään.

”Kuka tahansa voi perustaa isännöitsijäyrityksen, vaikka esimerkiksi taksikuskiksi ryhtyminen vaatii luvan. Siksi alalla on monenlaista väkeä”, Tossavainen muistuttaa.

Yrityksen koollakin on väliä. Toiset haluavat, että sama ihminen tekee työt aina, henkilökohtaisesti. Useamman isännöitsijän toimistossa taas on se hyvä puoli, että joku hoitaa asiat, vaikka nimetty isännöitsijä sairastuisi. Ison yrityksen asiakas voi myös vaihtaa nimettyä isännöitsijää, jos yhteistyö takkuaa. 

Kiinteä hinta vai erillisveloitus?

Kun linjat ovat selvillä, laaditaan tarjouspyyntö. Siihen kirjataan isännöinnin kriteerit sekä talon tekniset tiedot. Lisäksi määritellään isännöitsijän tehtävät. Apua tarjouspyynnön tekoon löytyy vaikkapa netistä. 

Isännöintiyritykset jakavat työnsä kiinteään kuukausipalkkioon kuuluviin ja erikseen veloitettaviin. Laki ei sano, miten työt niiden välillä pitäisi jaotella.

Käytännössä isännöintiyritykset yrittävät saada yhä enemmän erikseen laskutettavia tehtäviä, kun taas taloyhtiöt haluavat kiinteää veloitusta.

Napakka hallitus määrittelee tarjouspyyntöön, minkä tehtävien pitää sisältyä kiinteään palkkioon ja mistä isännöitsijä voi veloittaa erikseen. Apuna voi käyttää Kiinteistöalan Kustannuksen julkaisemaa isännöintitehtäväluetteloa.

Luettelo neuvoo sisällyttämään kiinteisiin kustannuksiin esimerkiksi tontinvuokra-, sähkö- ja liittymissopimukset. Erilaisten sopimusriitojen hoitaminen taas kuuluu erikseen veloitettaviin asioihin samoin kuin pelastussuunnitelma, joka laaditaan vain kerran.

Tarjouspyynnön sisältö on tärkeä. Jos taloyhtiö ei ilmoita tarpeitaan tässä vaiheessa kunnolla, koko pyynnöltä puuttuu selvä pohja. Silloin jokaisesta toimistosta tulee erilainen tarjous. Kukin laatii ne omien tehtäväluetteloidensa ja ehtojensa mukaan.

Esimerkiksi hallituksen kokouksia voi yhden toimiston kiinteään hintaan sisältyä 2-3 ja toisen 6-8. Hallitus ei pysty vertailemaan tarjouksia oikeasti ja ottaa ehkä halvalta näyttävän.

”Luultavasti ei saada sellaista isännöitsijää kuin olisi haluttu”, Timo Tossavainen toteaa.

Hän on huomannut, että taloyhtiöiden hallitukset eivät oikein osaa ostaa isännöintipalveluja. Käytännössä moni vain lähettää toimistoon tiedot taloyhtiön iästä ja huoneistojen lukumäärästä ja pyytää tarjousta niiden perusteella. Tossavainen vertaa toimintaa auton hankintaan: ”Asiakas kertoo, että perheeseeni kuuluvat vaimo, kaksi lasta ja kaksi kissaa. Olen syntynyt 1966. Tehkää tarjous. Ei selviä edes, halutaanko diesel- vai bensa-auto. Joku tarjoaa pikku Fiatia, joku Volkswagen Golfia.”

Muista asiakirjojen pätevyysjärjestys

Tarjouspyynnössä pitää erikseen mainita, että mahdollisessa sopimuksessa noudatetaan isännöinnin yleisiä sopimusehtoja. Silloin yleispäteviä asioita ei tarvitse erikseen luetella kuten muuten pitäisi. Sopimusehdot löytyvät esimerkiksi Taloyhtio.net-verkkosivuilta.

On tunnettava sellainenkin asia kuin asiakirjojen pätevyysjärjestys. Se ratkaisee, hoidetaanko asia tarjouspyynnön vai tarjouksen mukaisesti, jos se on kirjattu niihin eri tavalla. Taloyhtiön hallituksen kannattaa mainita tarjouspyynnössään, että se on pätevyysjärjestyksessä korkeammalla kuin tarjous. 

Tarjouspyyntöön lisätään vielä yhteyshenkilö, jolta isännöitsijäyritys saa lisätietoja. Yleensä joku toimistosta haluaa käydä katsomassa taloa. Täytyy myös mainita, milloin uusi isännöitsijä valitaan ja milloin työt alkavat.

Tarjouspyyntö kannattaa aluksi lähettää noin puolelle kymmenelle yritykselle. Aina siihen ei vastata. Hankalaa vastausten kalastelu on etenkin pienille taloyhtiöille. 

Erillishinnasto pitää käydä tarkkaan läpi

Seuraavaksi taloyhtiön hallitus vertailee saamiaan tarjouksia. Olennaista on tarkistaa, että kiinteä kuukausihinta sisältää hallituksen haluamat asiat. Tarjouspyyntöä noudattamattomat tarjoukset hylätään.

Osa isännöitsijäyrityksistä painaa perusmaksunsa alas ja nostaa erillisveloitukset mahdollisimman ylös. Jos siis katsoo pelkkää kuukausihintaa, isännöinti voi näyttää halvalta. Siksi erillishinnasto täytyy aina käydä läpi ja laskea, paljonko vaikkapa kaksi ylimääräistä hallituksen kokousta vuodessa maksaisivat.

Kannattaa arvioida, montako valokopioita on otettu edellisvuosina ja montako isännöitsijätodistusta ehkä tarvitaan. Kaikkien palvelujen hinnat yhdessä määräävät, mitä isännöinti todellisuudessa maksaa.

Joskus isännöitsijätoimistot lähettävät kaikesta huolimatta tarjouksen omilla ehdoillaan. Silloin hallituksen jäsenten täytyy olla lujia ja pitää omat päämäärät. Jos yksikään yritys ei anna tarjouspyynnön mukaista tarjousta, valinta voi käydä epätoivoiseksi.

”Päätetään, otetaanko silti joku tarjoajista vai etsitäänkö uusia toimistoja. Jos hallitus etsii halvinta mahdollista, laatu voi olla huono”, Tossavainen sanoo.

Selvä sopimus aina kirjallisesti

Kun hallitus on valinnut mieleisensä isännöitsijän, sopimuksesta neuvotellaan. Palaveriin kutsutaan taloyhtiön hallitus ja isännöitsijäyrityksen edustaja.

Neuvottelussa käydään vielä asiat läpi: kummankin osapuolen täytyy tietää tarkasti, mitä ollaan tekemässä. Lopullisesta sopimuksesta poistetaan tulkinnanvaraisuudet. Hinnoista ei enää tässä vaiheessa neuvotella, sillä ne on hyväksytty tarjouksen mukana.

Osapuolet laativat ja allekirjoittavat pöytäkirjan neuvottelusta. Se liitetään mukaan sopimuskaavakkeeseen.
Kun sopimus on valmis, hallitus irtisanoo edellisen isännöitsijän, jolla on irtisanomisaika. Hänen kanssaan sovitaan, miten asiakirjat ja dokumentit siirretään uudelle isännöitsijälle.

”Tehtävä voi olla haastava, jos edellinen isännöitsijä on pettynyt vaihtoon”, Tossavainen varoittaa. Pahimmillaan asiakirjat tulevat sekaisin muovipussissa, mutta valtaosa isännöitsijän vaihdoista sujuu kuitenkin ammattimaisesti.

Tossavainen korostaa, että sopimus uuden isännöitsijän kanssa tehdään aina kirjallisesti. Suullisiakin on ja ne menettelevät niin kauan kuin samat ihmiset hoitavat asioita. Mutta kun hallituksen jäsenet vaihtuvat, uudet eivät tiedä, mitä on sovittu. Tulee erimielisyyksiä ja riitaa. Jos tehtävistä ei ole selvästi sovittu, hallitus ei myöskään voi velvoittaa isännöitsijää tekemään niitä.

”Käytännössä nämä asiat ovat ihmisille koko ajan epäselviä.”

Laki ei velvoita kilpailuttamaan

Laki ei velvoita taloyhtiöitä kilpailuttamaan isännöintipalveluja. Siksi ei ole olemassa yhtä ainoaa oikeaa tapaa hankkia isännöitsijä. Taloyhtiön hallitus voi tehdä sopimuksen suoraan tietyn yrityksen kanssa, jos se on hyvä ja tuttu ja sillä on tyytyväiset asiakkaat.

Mutta jos selvää suosikkia ei ole, kilpailutetaan.

Timo Tossavainen rohkaisee taloyhtiöiden väkeä reklamoimaan rohkeasti, jos uuden isännöitsijän kanssa ei suju. Suomalaiset aristelevat hankalista asioista puhumista, vaikka silloin isännöitsijä voisi korjata toimintaansa. Muuten hän olettaa, että kaikki ovat tyytyväisiä.

”Jos useampia laiminlyöntejä sattuu, joku hallituksesta ottaa yhteyttä toimiston johtoon ja kysyy, voidaanko vaihtaa meille nimettyä isännöitsijää”, Tossavainen neuvoo.

Hanna Lehto-Isokoski